C'est le plus grand challenge des Services Paie

💡#47 - La formation des Gestionnaires Paie ?

Quand j’ai démarré en 1998, la Paie s’apprenait sur le terrain, sur le tas.

A l’époque, il n’y avait pas de formation initiale dédiée au métier de la Paie.

D’ailleurs, la paie était considérée comme une activité annexe à la Comptabilité.

Tu te présentais en tant que Gestionnaire Paie et on comprenait que tu étais Comptable 😉

Normal. La paie était souvent traitée par un comptable.

Mais depuis, les choses ont bien changé, même si certains réflexes ont la dent dure:

1 - Un Titre Professionnel préparant au métier de Gestionnaire Paie a été créé et répertorié dans la liste officielle des formations et diplômes reconnus par l'État français (RNCP)

2 - Des organismes de formation préparant à ce métier sont apparus, dont certains certifiés QUALIOPI

Et les postures aussi ont évolué.

Les entreprises, comme les cabinets comptables, se sont dotés de Pôles Paie avec des collaborateurs formés et dédiés à cette activité. Ca s’est professionnalisé.

On pourrait donc se dire que: “Tout va pour le mieux dans le meilleur des mondes !”

Mais la réalité est moins réjouissante !

---

Ce que nous allons voir dans ce numéro:

1. Pourquoi je pense que la formation initiale est inadaptée ?

2. Comment rectifier le tir ?

3. 🎁 si tu restes jusqu’à la fin

---

Une génération de déçus

C’est une réalité.

Il suffit, pour s’en rendre compte, de se balader sur les réseaux sociaux et dans les forums consacrés à la Paie.

Mais comme je suis sympa, voilà l’essentiel de ce que tu pourras relever:

• Il y a une surpopulation de Gestionnaires Paie qui arrivent sur le marché du travail, attirés par “un job tranquille bien payé”

• Parmi, de très nombreuses personnes en situation de reconversion, à qui on a tenu un discours comparable, bien loin de la réalité du métier

• Mais ils peinent tous à trouver leur premier job

• Pourtant c’est pas les offres d’emploi en Paie qui manquent

• On lit partout que c’est un métier en tension ; c’est un job pénurique

• Mais, les entreprises cherchent des collaborateurs expérimentés, “plug and play”

• Elles ne disposent, ni du temps, ni des finances, pour former ces nouvelles recrues

• Car oui, va falloir compléter leur formation voire redémarrer de zéro 😥

C’est ce qui se passe. C’est la réalité.

Et la foule des primo-gestionnaires paie, déçus, ne cesse de s’agrandir.

C’est pas ce qu’on leur avait promis.

Ils n’ont pas payé pour cela.

---

Une offre de formation inadaptée

Ca aussi, c’est un autre versant de la réalité.

Pourtant l’offre s’est organisée.

Elle s’est même professionnalisée avec la mise en place du RNCP et la certification QUALIOPI.

Mais pour autant, les futurs employeurs ne sont pas convaincus.

Et ils ont raison.

2 exemples pour t’en convaincre.

a - La formation au logiciel de paie

Le logiciel qui rafle le marché, et prioritairement les clients des cabinets comptables, c’est bien Silae.

Quelques chiffres pour t’en convaincre:

• + 7 millions de bulletins de paie produits mensuellement

• + 900 000 entreprises clientes

Pourtant, les primo-actifs qui arrivent sur le marché de la paie ne savent pas l’utiliser.

Pire, pour les +75%, ils n’ont même jamais vu un logiciel de paie au cours de leur formation.

“Vous le verrez en stage” : voilà ce qu’on dit aux Gestionnaires Paie apprenants au cours de la formation.

Cf. le Live de Rose Yemeli sur le thème de la “Gestion de la paie - Les clés du succès” - à partir de la 55ème minute

Alors, je veux bien que l’offre de formation se soit structurée.

Mais alors, va falloir m’expliquer: comment font ces organismes pour passer à côté du logiciel de paie ?

A croire que les concepteurs de ces programmes et les formateurs qui les délivrent, pensent que le bulletin de paie est toujours manuscrit.

b - Le contrôle de la Paie

On s’accorde tous à dire que le cycle de paie est de plus en plus digitalisé.

Et ça touche toutes les tailles d’entreprise et toutes les étapes de la chaîne de traitement de la paie.

En effet, aujourd’hui:

• la présence et l’absence sont capturées par des logiciels de Gestion des Temps et Activités (G.T.A.)

• les formulaires papier de demandes de congés, ainsi que le process laborieux de validation/refus, laissent la place à des manipulations, en quelques clics et de quelques minutes, sur un smartphone

• toutes les variables de paie sont importées (importables) dans le logiciel de paie à partir d’un Excel ou y sont déversées automatiquement via A.P.I.

• les salariés mettent à jour directement leurs données personnelles via un portail en ligne

• ils ne reçoivent plus un bulletin de paie papier ; tout est dans le coffre-fort électronique

• les logiciels de paie modélisent la Loi et les dispositions conventionnelles qui sont relatives au volet Paie

• les multiples déclarations sociales papier ont laissé la place à un véhicule unique, structuré et numérique des données sociales: la DSN

• les taux d’imposition des salariés remontent directement dans le logiciel de paie

• certains systèmes proposent même de déclencher en automatique, à une date donnée, et sans intervention humaine, le calcul de la paie, la mise à disposition du bulletin dans le coffre-fort et l’envoi de la DSN

• etc.

A partir de ce constat, qui n’est pas de la science-fiction, on en déduit logiquement que le métier de Gestionnaire Paie a changé.

Les logiciels et robots prennent en charge de plus gros volumes de données, qu’ils traitent dans des temps records et mieux (en termes de conformité) que le Gestionnaire Paie.

Et par conséquent, on ne peut plus former le Gestionnaire Paie de 2024 comme en 2010.

Ils ne font plus le même métier.

Le premier assurait un traitement, bien souvent manuel. C’était logique de le former à des opérations manuelles.

Le deuxième devient un pilote de flux informatisés. Les logiciels prennent en charge une bonne partie de ses traitements.

On doit donc lui doter de moyens méthodologiques afin qu’il sache comment contrôler ce que la machine gère à sa place aujourd’hui.

Or, aucune formation initiale ne prévoit un module (digne de ce nom) dédié au Contrôle de la Paie.

Pour preuve, dans les programmes de formation, on est encore à t’expliquer que le Gestionnaire Paie recueille des variables de paie et les saisit dans le logiciel.

C’est pourquoi, il n’est pas choquant de voir que 80% des Gestionnaires Paie procèdent à des contrôles de paie:

• en pointant des variables de paie, bulletin “papier” par bulletin

• muni du fameux Stabilo jaune

Le Gestionnaire Paie qui contrôle les paies à l'aide de son Stabilo jaune [Images créées par un prompt sur Copilot]

---

Quelle solution ?

Oui ! car va bien falloir trouver une solution.

Déjà pour mettre à niveau les Gestionnaires Paie déjà en poste.

Puis pour les nouvelles recrues.

Car les Services Paie continuent de recruter.

La machine est certes venue remplacer le Gestionnaire Paie sur certaines tâches ; mais ce dernier s’est aussi vu affecter de nouveaux traitements. Et les clients du Service Paie ont de nouvelles attentes.

Par ailleurs, le métier reste encore complexe et on a toujours besoin d’humains aux manettes.

Le Droit Social nous alimente régulièrement de ses réformes légales (ex. la réforme des Congés Payés) et conventionnelles (ex. la fusion de la CCN Métallurgie).

Puis, la digitalisation et la robotisation des traitements ont apporté une couche de complexité supplémentaire pour le Gestionnaire Paie :

→ la technologie est omniprésente et il doit apprendre à travailler avec ; alors qu’il n’est pas formé pour cela

→ plusieurs tâches ont été déléguées à la machine. Le Gestionnaire Paie n’est donc plus aux manettes.
Certains traitements sont mêmes devenus abstraits pour lui, moins tangibles.
Pour autant, on attend de lui qu’il comprenne ce qui se passe et sache contrôler, expliquer et même intervenir, si nécessaire, dans l’enchaînement des scripts et des interfaces pour corriger le tir en cas de défaillance de la machine.

C’est donc une évidence.

Les entreprises sont contraintes de prendre en main la formation initiale et continue des Gestionnaires Paie. Elles n’ont plus le temps d’attendre un sursaut des organismes de formation et des Institutions.

Comment ?

• Plusieurs entreprises et cabinets comptables lancent leur propre Académie Paie pour organiser la formation de leurs collaborateurs

• Certains montent même un organisme de formation qui va proposer ses services à d’autres

Mais cela ne va pas régler le problème si on ne fait que déplacer le curseur.

En d’autres mots, le simple fait de changer les acteurs de la Formation ne réglera pas le problème. Il faut une réforme en profondeur du programme de formation.

Il doit être adapté aux réalités du Gestionnaire Paie de 2024 et à son futur qui se dessine à la lumière des progrès technologiques.

Je t’ai listé quelques idées de thèmes à aborder:

Tu en penses quoi ?

Viens me le dire en commentaire ⬇️

---

Voilà. C’est tout pour aujourd’hui.

En attendant, si tu penses que cette newsletter peut intéresser tes collègues, ton équipe, tes partenaires, tu peux utiliser ce bouton pour leur partager ce numéro.

---

A bientôt.

Daniel

PS : Tu peux aussi me suivre sur LinkedIn —> Mon profil LinkedIn

*je partage tous les jours des idées et un regard neuf sur le métier de la Paie

*je parle de Performance, d’Apprentissage, d’Entrepreneuriat et de Technologie dans la Paie

---

🎁 Ma petite pierre à l’édifice de la formation des Gestionnaires Paie

Une page Notion où je t’explique, simplement, les mécanismes pour comprendre le traitement des IJSS subrogées en paie avec application du Maintien du Brut, du Net et du Net Strict

C’est KDO → pour y accéder