Comment augmenter ta productivité de 75% sur Silae maintenant ?

💡#40 - Arrête de saisir : passe au copier-coller et encore mieux à l'import ou à l'automatisation !

Ce que tu vas apprendre en moins de 10 minutes en lisant la suite :

Supprimer définitivement la saisie dans ton quotidien et

1 - gagner au min. 15 jours de travail par an

2 - te libérer du temps pour apprendre, rentrer plus tôt chez toi, prendre soin de toi et de ta famille

3 - travailler dans de meilleures conditions et faire enfin le vrai job de gestionnaire paie

4 - faire de Silae un atout pour ta prochaine promotion, pour ton lancement en tant que Freelance ou pour ton nouveau job

C’est parti !

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Temps d’apprentissage : < 10 minutes

On va prendre un exemple courant et simple : tu dois générer sur la paie du mois de Mars 2023, une prime pour les salariés de ton dossier de paie.

Cette prime se calcule ainsi : Base * Taux

5 façons de renseigner ces valeurs dans Silae : à toi de choisir

1 - Tu crées les paramètres de calcul de la prime dans un Profil Utilisateur et tu saisis les valeurs

2 - Tu crées les paramètres de calcul de la prime dans un Profil Utilisateur et tu fais un copier-coller des valeurs à partir d’Excel

3 - Tu crées les paramètres de calcul de la prime dans un Profil Utilisateur et tu fais un import via la fonctionnalité “standard” de Silae disponible dans tous les dossiers

4 - Tu crées les paramètres de calcul de la prime dans un Profil Utilisateur et tu construis rapidement une fonction de calcul pour importer les valeurs

5 - Tu crées un Profil de Primes pour automatiser à 100% le calcul sans saisie ou import

1 - Tu fais une saisie individuelle ou collective

Je crée un Profil Utilisateur PCCN01 car la prime peut concerner tous les salariés ; et donc je souhaite que les variables nécessaires à son calcul soit disponibles dans les Eléments Variables en Saisie Collective et Individuelle.

Comment je fais :

A - Paramétrage > Primes > Profils Utilisateur

B - Bandeau de droite : Créer un Profil de Prime → que tu nommes : PCCN01

C - Je choisis le libellé de référence dans la liste proposée par Silae (Code prime modèle) et j’indique l’intitulé de la rubrique sur le bulletin de paie

D - Je définis la fréquence de la prime → M = Mars

E - Je définis l’intitulé des paramètres de calcul de la prime, à savoir la base et le taux de calcul : “Mars2023” et “Taux”. Ces intitulés sont libres mais conserve les précieusement car on en aura besoin plus tard

F - J’indique que le résultat de la prime à payer est un Montant Calculé ; c-à-d le résultat de la multiplication d’une base (Mars2023) par un taux (Taux)

G - Bien entendu, dans cet exemple àce stade, les 2 paramètres de calcul ne sont pas connus ; il faut donc que je les communique d’une façon ou d’une autre à Silae

Le screenshot ci-dessous te donne un exemple du résultat attendu à la fin de cette 1ère étape.

NB : il y a aussi la périodicité DSN que tu dois renseigner mais ce n’est pas obligatoire dans notre exemple.

Quand tu as fini, tu n’oublies pas de sauvegarder ton travail et tu peux te rendre à la saisie des paramètres de calcul de la Prime Mars 2023.

a - Soit tu fais une saisie individuelle

Pour cela, tu lances le calcul de la paie de Mars 2023 et tu accèdes aux Eléments Variables dans le bulletin de paie (bandeau de droite).

b - Soit tu fais une Saisie Collective

Pour cela, tu ne lances pas le calcul de la paie de Mars 2023. Tu accèdes à la saisie de masse via : Traitement Mois > Saisie des Eléments Variables.

Et là tu peux saisir les 2 variables de calcul.

2 - Tu fais un copier-coller des valeurs dans la Saisie Collective

Au lieu de saisir les variables de calcul de la Prime Mars 2023, tu peux aussi les intégrer dans Silae via un simple “copier-coller” à partir d’un fichier Excel.

Pour cela, rien de plus simple. Tu as les valeurs dans un fichier Excel. Tu dois simplement t’assurer que les salariés sont dans le même ordre que dans Silae.

C’est bien le cas ici dans le screenshot ci-dessous. Il ne te reste donc plus qu’à faire le “CTRL C + CTRL V”.

Pour cela, 3 actions très simples :

i - Dans Excel, tu sélectionnes les valeurs de la colonne C dans mon exemple (pour l’assiette de calcul de la prime) à partir de la cellule contenant la valeur 2000 jusqu’à la fin du tableau

ii - CTRL + C pour copier ces valeurs

iii - Maintenant dans Silae : tu positionnes ta souris dans la colonne de “Mars2023”, dans la 1ère cellule (correspondant au salarié Augustin K.) et tu fais le “CTRL+V” pour coller toutes les valeurs

iv - Tu répètes la même opération pour les infos de la colonne Taux

Je te mets une petite vidéo qui te montre la manipulation: Clique ici pour regarder la vidéo 🎥

Bien entendu, si ton fichier Excel ne présente pas les salariés dans le même ordre que Silae, ce que je viens de t’expliquer ne fonctionne pas.

Mais no panic : il y a une solution simple pour y remédier

a - Tu télécharges le masque de la Saisie Collective de Silae sous Excel : bandeau de droite sur l’écran de Saisie Collective > Ouvrir dans tableur

b - Tu utilises la RechercheV dans Excel pour alimenter le tableau de Silae (que tu viens d’ouvrir dans tableur) à partir des données de ton fichier Excel qui contient les valeurs de calcul. L’élément commun entre les 2 matrices doit être le matricule.

c - Une fois que tu as rapatrié les valeurs (Mars2023 et Taux) dans le fichier Excel en provenance de Silae, tu peux faire le “copier-coller” dans Silae comme vu précédemment car les salariés seront pour sûr, dans le même ordre.

3 - Tu importes les valeurs de ton fichier Excel en utilisant la fonction standard de Silae

J’ai encore plus simple et plus SMART 🧠 pour toi : supprimer la saisie manuelle ainsi que le copier-coller en les remplaçant par un import.

Pour cela, après avoir créé le profil utilisateur PCCN01 vu précédemment, tu vas utiliser la fonction d’import proposée en standard par Silae : Import SILAE

Mais pour que cet import fonctionne, il faut que ton fichier Excel respecte le format suivant:

a - Les matricules doivent être identiques à ceux de Silae (mais pas nécessairement dans le même ordre)

b - La 1ère ligne de ton tableau Excel doit contenir les entêtes des colonnes ; mais l’intitulé des colonnes reste libre

c - Toutes les valeurs de calcul doivent être dans la même colonne : c’est leur “Code” respectif qui va les différencier

d - Justement les valeurs de la colonne “Code” font référence aux intitulés des paramètres de calcul de la prime que tu as renseignés dans la PCCN01 plus haut

Mais ici, on a rajouté un préfixe “EV-” pour dire à Silae qu’il s’agit d’éléments variables de paie.

→ Mars2023 est devenu: EV-Mars2023

→ Taux est devenu: EV-Taux

C’est bon pour toi ?

Si tu es OK, tu peux maintenant lancer la fonction d’import.

Attention:

i - Tes bulletins du mois de Mars 2023 ne doivent pas être calculés

ii - Le fichier Excel que tu viens de préparer doit être sauvegardé sous le format CSV

iii - Tu t’assures en l’ouvrant sur Notepad que les séparateurs de colonne sont bien des points-virgule (;) et de décimales des virgules(,) comme ci-dessous

iv - Puis tu passes à l’action → Traitement mois > Import de données variables

v - Tu choisis comme Type d’import : Import SILAE

vi - Tu vas localiser ton fichier CSV via le bouton Parcourir

vii - Tu confirmes l’import en tapant “OUI” et clique sur “Lancer l’import”

viii - Tu peux maintenant lancer le calcul de tes bulletins de paie : les paramètres de calcul ont été importés dans Silae

⚠️Bonne pratique

Si tu le souhaites, tu peux aussi avant de lancer le calcul des bulletins, procéder à une vérification de la bonne exécution de l’import en accédant au masque de la Saisie Collective des variables de paie.

Les colonnes Mars2023 et Taux sont alimentées des valeurs issues de ton tableau Excel.

4 - Tu importes les valeurs de ton fichier Excel mais tu crées ta fonction de calcul personnalisée

A - Tu prépares ton fichier Excel

Pour cela, ton fichier Excel est encore plus simple.

Pas de préfixe à rajouter.

Pas de format particulier.

L’assiette de calcul de la prime et le taux sont dans 2 colonnes distinctes.

Ton fichier Excel peut ressembler à celui-ci:

Enfin, tu le sauvegardes en version CSV avec comme séparateur de colonne le point-virgule (;)

B - Tu prépares ta fonction de calcul personnalisée pour réaliser l’import

Pour cela, tu vas utiliser le script que Silae te donne dans sa Base de Connaissances et tu vas suivre les étapes ci-dessous que j’ai résumé pour toi dans cette vidéo:

Clique ici pour voir la vidéo 🎥 -> Créer ta fonction de calcul personnalisée

i - Tu vas sur la fiche “Importer des données variables”

ii - Tu choisis le 1er script donné par Silae car cela convient à notre besoin : http://www.silaedocs.fr/fonctions/importdonneesvariables.txt

iii - Tu copies ce script (CTRL + C) et tu vas l’utiliser pour créer dans Silae une fonction de calcul

iv - Paramétrage > Fonctions de calcul : tu colles le script ici en t’assurant que le Code Fonction commence bien par le terme “IMP”

v - Tu désactives les lignes d’instructions qui ne te servent à rien ici en utilisant les //

vi - Tu adaptes les 2 lignes d’instructions qui vont permettre à Silae de récupérer les valeurs de ton fichier CSV et de les affecter aux bonnes variables (colonnes) dans Silae

→ Mars2023 doit récupérer les données de la colonne 2 du fichier CSV

→ Taux doit récupérer les valeurs de la colonne 3

vii - Une fois sauvegardée, tu lances ton import en t’assurant comme d’hab que les bulletins ne sont pas encore calculés sur la période qui nous intéresse

viii - L’import est un succès : tu peux maintenant calculer tes BP

⚠️Bonne pratique

Si tu le souhaites, tu peux aussi avant de lancer le calcul des bulletins, procéder à une vérification de la bonne exécution de l’import en accédant au masque de la Saisie Collective des variables de paie.

Les colonnes Mars2023 et Taux sont alimentées des valeurs issues de ton tableau Excel (fichier CSV).

5 - Tu automatises le déclenchement et le calcul de la prime 🚀

Ici on va pousser la recherche de productivité et de confort au maximum.

Imaginons que les paramètres de la Prime de Mars 2023 sont fonction de l’ancienneté du salarié et de sa CCN (il y en a 2 dans le même dossier). Les conditions sont les suivantes:

→ Si la CCN applicable est la T023 = Transport Ferroviaire et Activités Associées

Base = 2500 et Taux = 2.5

→ Si la CCN applicable est la B065 = Syntec

Base = 3000 et Taux = 4.5

Le script à créer en Profils de primes est le suivant:

Si tu ne sais pas comment créer un Profil de Primes, je te renvoie aux 4 derniers numéros de ma newsletter où je t’explique les fondamentaux:

Une fois que ton script est sauvegardé, tu lances le calcul de ta paie.

Pas de saisie, pas de PCCN01, pas de copier-coller ou d’import à créer !

Sila va se charger comme un grand de déclencher la prime au bon moment, pour les salariés respectant les conditions et pour les bons montants.

Génial non !?

Allez, je file. A la semaine prochaine.

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Sur ce je te dis à la semaine prochaine pour la suite.

Mais en attendant, si tu penses que cette newsletter peut intéresser tes collègues, ton équipe, tes partenaires, tu peux utiliser ce bouton pour leur partager ce numéro.

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A bientôt.

Daniel