C’est la base
Si le calcul du nombre de jours de Congés Payés (CP) est erroné, cela ne sert à rien de poursuivre 💥
L’indemnité de CP (ou L’Indemnité Compensatrice de CP) sera nécessairement fausse.
Nous avions vu ensemble, la semaine dernière, l’impact d’un jour férié tombant un Samedi lorsque le décompte des CP se fait en jours ouvrés : pour faire simple, les droits à CP du salarié doivent être augmentés d’une journée.
Aujourd’hui, je te propose de continuer à creuser le point sur l’acquisition des CP.
Je vais te faire découvrir ou te rappeler les fondamentaux en matière de calcul des droits à CP d’un salarié, selon qu’il/elle est présent(e) ou absent(e).
Comme d’habitude, ne gardes pas tout ce savoir que pour toi : partages-le à tes collègues 👇
A - Qu’il soit à temps complet, à temps partiel, en CDD ou en CDI, en Forfait Jours et même pendant sa période d’essai : tout salarié acquiert 2.5 jours ouvrables de CP ou 2.083 jours ouvrés de CP par mois de travail effectif
💡Tu as bien lu
Un salarié à temps partiel acquiert le même nombre de jours qu’un temps complet. Pas de prorata à faire lorsqu’il s’agit de l’acquisition.
Du moment qu’il a travaillé le mois, en fonction de la durée hebdomadaire ou mensuelle prévue dans son contrat de travail, le salarié à temps partiel aura droit au même nombre de jours de CP qu’un temps complet.
Ex. un temps partiel qui travaille que 2 jours par semaine suivant son contrat, aura bien à la fin de la période de référence, 25 jours ouvrés de CP ou 30 jours ouvrables.
B - En principe, l’acquisition est appréciée sur la période de référence, qui a une durée de 12 mois et va du 1er Juin N au 31 Mai N+1.
Tu l’auras remarqué : on termine d’ailleurs une période de référence dans quelques jours, ce qui explique que plusieurs salariés auront sur leurs bulletins de Mai 2022, en CP acquis au cours de la période de référence allant du 1er Juin 2021→31 Mai 2022 :
✔️25 jours ouvrés = 2.083*12 = 5 semaines de 5 jours ouvrés de CP
✔️ou 30 jours ouvrables = 2.5*12 = 5 semaines de 6 jours ouvrables de CP
💡Mais ne t’inquiètes pas si ce n’est pas le cas dans ton entreprise ou dans ton dossier client
Il se peut que l’entreprise relève d’un accord prévoyant une période de référence différente, comme par ex. du 1er Jan N au 31 Dec N
Ou que ton entreprise soit affiliée à une Caisse de Congés Payés : dans ce cas, la période de référence est fixée du 1er Avril N au 31 Mars N+1
💡Si à ce stade, la notion de jour ouvré, ouvrable est encore un peu floue pour toi, pas de problème : tu peux consulter le précédent numéro de ma newsletter 👇
C - On l’oublie souvent celle-là, mais il existe une règle d’arrondissement
En effet, lorsque le nombre de jours acquis sur une période de référence arrivée à terme n’est pas un chiffre entier (chiffre rond), il convient d’arrondir le nombre à l’entier immédiatement supérieur.
Ex. 23.2 jours acquis au 31 Mai 2022 —> le salarié aura 24 jours de CP disponibles pour partir en vacances au 1er Juin 2022
Cela a un impact sur ta provision de CP, ce qui rend souvent fou ton DAF 🥶
PS : Si tu veux en savoir plus sur l’OD de paies et la provision de CP, RDV au numéro #12 de ma newsletter
D - Mais au fait, quand tu dis qu’un salarié acquiert 2.5 jours ouvrables de CP ou 2.083 jours ouvrés de CP par mois de travail effectif, qu’entends-tu par mois de travail effectif ?
🤕 Et c’est bien là que le bât blesse !
Je vais essayer de t’expliquer l’essentiel et simplement
(1) Le salarié qui a travaillé normalement au cours des 12 mois de la période de référence du 1er Juin 2021 au 31 Mai 2022, aura droit au maximum à 25 jours ouvrés ou 30 jours ouvrables de CP légaux.
Ici, on a considéré que le mois de travail effectif = chaque mois calendaire.
Comme le salarié a été présent pendant les 12 mois calendaires, on en a déduit 2.083 * 12 mois calendaires = 24.996 soit 25 jours ouvrés
Ou 2.5 * 12 mois calendaires = 30 jours ouvrables.
(2) Mais que se passe-t-il si le salarié est absent au cours de la période de référence ?
💥Premier cas de figure : l’absence en question est assimilée par la Loi ou la CCN ou l’Accord interne à du temps de travail effectif pour le calcul des droits à CP.
Ex. le congé de maternite/paternité, l’accident du travail dans la limite d’un an, les congés de formation, les périodes de repos comme le Repos Compensateur de Remplacement, la Contrepartie Obligatoire en Repos, les heures de délégation des Représentants du Personnel, les RTT, le préavis dispensé par l’employeur…ainsi que les heures chômées dans le cadre du chômage partiel.
Dans le cadre de ces différentes absences, on va calculer les droits à CP du salarié normalement : l’absence est sans incidence ; il aura ses droits complets au bout de la période de référence.
💥Deuxième cas de figure : l’absence en question n’est pas assimilée à du temps de travail effectif pour le calcul des droits à CP.
Ex. le congé sans solde, l’embauche ou le départ en cours d’année, la maladie non professionnelle.
❌Il ne faut pas faire de prorata en fonction du nombre de jours travaillés. Bien souvent, les gestionnaires de paie font un prorata alors que ce n’est pas la bonne pratique.
✔️On va plutôt appliquer le régime des équivalences. Mais cela suppose de disposer d’un logiciel de paie ou d’une G.T.A. (système de Gestion des Temps et Activités) qui connaisse la présence des salariés (ainsi que les règles d’assimilation de certaines absences à du temps de travail effectif).
(3) Le régime des équivalences : comment ça marche ?
Ce régime s’applique, comme on vient de le voir plus haut, en cas d’absence non assimilée à du temps de travail effectif pour le calcul du nombre de jours de CP acquis par un salarié.
Ce regime tend à être plus avantageux pour le salarié qu’un simple prorata : on va comptabiliser le temps de travail du salarié sur la période de référence, non plus en mois mais en nombre de semaines ou en nombre de jours.
On va considérer que :
1 mois de travail effectif = 4 semaines de travail effectif, consécutives ou pas
1 mois de travail effectif = 24 jours de travail effectif, consécutifs ou pas, lorsque l’horaire de travail du salarié est réparti sur 6 jours par semaine (ex. il travaille du Lundi au Samedi)
1 mois de travail effectif = 20 jours de travail effectif, consécutifs ou pas, lorsque l’horaire de travail du salarié est réparti sur 5 jours par semaine (ex. il travaille du Lundi au Vendredi)
On ne peut pas combiner ces différentes équivalences entre-elles, c-à-d retenir à la fois des semaines et des jours. Il faut retenir un seul mode pour le calcul des droits à CP acquis.
Bien entendu, les périodes d’absences assimilées à du temps de travail effectif s’appliquent également ici !
(4) Exemples d’application
⏺️Application 1 - du régime d’équivalence en semaines
Rappel : 1 mois de travail effectif = 4 semaines de travail effectif, consécutives ou pas
Fort de ce principe, il suffit que le salarié ait accumulé 4 semaines de travail effectif, consécutives ou pas, au cours de la période de référence pour avoir droit à 2.083 jours ouvrés de CP (ou 2.5 jours ouvrables).
Dans ce contexte :
→ Au bout de 8 semaines de travail effectif, soit 2 fois 4 semaines = 2.083*2
→ Au bout de 40 semaines de travail effectif, soit 10 fois 4 semaines = 2.083*10
→ Et donc au bout de 48 semaines de travail effectif ou assimilé, soit 12 fois 4 semaines = 2.083*12 = 24.996, soit 25 jours ouvrés (ou 30 jours ouvrables), soit des droits complets
🤔Donc en conclusion, si je te comprends bien Daniel : il lui suffit d’avoir travaillé que 48 semaines sur les 52 semaines que compte généralement la période de référence (période de 12 mois) pour avoir ses droits complets de CP.
Oui : tu viens de comprendre l’intérêt d’un calcul par application du régime d’équivalence.
Donc en conclusion : si un salarié est malade pendant 4 semaines au cours de la période de référence, quasiment 1 mois, il a tout de même droit à ses 25 jours ouvrés de CP ou 30 jours ouvrables.
⏺️Application 2 - du régime d’équivalence en jours
Rappel : 1 mois de travail effectif = 20 jours de travail effectif, consécutifs ou pas (cas du salarié qui travaille habituellement 5 jours par semaine)
Fort de ce principe, il suffit que le salarié ait accumulé 20 jours de travail effectif, consécutifs ou pas, au cours de la période de référence pour avoir droit à 2.083 jours ouvrés de CP (ou 2.5 jours ouvrables).
Dans ce contexte :
→ Au bout de 40 jours de travail effectif, soit 2 fois 20 jours = 2.083*2
→ Au bout de 200 jours de travail effectif, soit 10 fois 20 jours = 2.083*10
→ Et donc au bout de 240 jours de travail effectif ou assimilé, soit 12 fois 20 jours = 2.083*12 = 24.996, soit 25 jours ouvrés (ou 30 jours ouvrables), soit des droits complets.
Donc en conclusion : si un salarié est malade pendant 21 jours au cours de la période de référence, quasiment 1 mois, il a tout de même droit à ses 25 jours ouvrés de CP ou 30 jours ouvrables.
En effet 365 jours calendaires - 104 jours de week-ends - 21 jours d’absence maladie (absence non assimilée à du temps de travail effectif pour les CP) = 240 jours, soit
-12 périodes de 20 jours
-12 périodes dont chacune est assimilée à un mois de travail effectif
-12 mois de travail effectif qui donne droit à 25 jours ouvrés ou 30 jours ouvrables de CP
Tu vois l’intérêt de connaître le régime des équivalences ; car avec ta règle de prorata, je suis persuadé que tu aurais réduit les droits à CP de ce salarié !
💣Ce qui lèse le salarié et met l’entreprise (l’employeur) en risque d’un litige prud’homal.
Bon je crois que je vais arrêter là avant de te perdre 🙃
Je te dis à bientôt pour le Commandement #3
Mais en attendant, si tu penses que cette newsletter peut intéresser tes collègues, ton équipe, tes partenaires…
Je t’invite à leur partager ce numéro 👇
C’est tout pour aujourd’hui ! RDV Vendredi prochain 😎
Ou peut-être avant 😜
Mais en attendant, si tu veux me contacter 👇