Le contrôle de la paie 🤔
💡 L'Essentiel à retenir #13 - Comment contrôler une paie ?
Le contrôle de la paie 🤔
Beaucoup disent en faire tous les mois,
Tous semblent en faire, à coup de calculatrice et d'Excel,
D’autres, en pointant à l’écran, sur papier, seul, en binôme pendant des heures
Pourtant, nombreuses sont les entreprises qui déplorent la Mauvaise Qualité des paies
C’est pourquoi, je te propose aujourd'hui de découvrir via ce post
En 7 minutes de lecture, un peu plus ou un peu moins :-)
Les fondamentaux du contrôle de la paie mensuelle
Pas d’injonctions à ce stade mais plutôt
Un guide pour monter des contrôles
Intelligents & Optimisés
Crées ta recette 👩🍳👨🍳🔪
Alors, Ready !
C’est parti 🚀
Contrôles en amont
✔Valides la qualité & le bon format des données avant de les utiliser dans ton processus de paie, que tu envisages une saisie, un import, un copier-coller dans ton logiciel de paie
✔Assures-toi de disposer des données de paie dans un format facilement exploitable pour la suite du process de paie —> Excel est souvent ton meilleur ami
✔Tu dois par ex. pouvoir identifier rapidement les grandes masses (en d’autres termes, les totaux : ex. le nbre de salariés concernés, le nbre de jours pris, la somme totale des primes…) pour les différentes natures de données que tu dois injecter dans ta paie (ex. congés payés, RTT, absences maladie, primes, frais…)
✔Idem pour les mouvements de personnel, tu dois d’ores et déjà à ce stade, disposer d'une bonne visibilité sur les entrées et les sorties en masse (nombres, catégories de salariés, motifs…etc)
✔Chaque erreur tu pourras déceler à ce stade, chaque correction que tu apporteras lors de ce contrôle, avant même de lancer le calcul des paies participera à la qualité des résultats de tes calculs
✔Tu n’auras pas à les identifier une fois le calcul de paie réalisé ; mieux encore, aucun risque qu’elles échappent à ta vigilance une fois les bulletins de paie calculés
✔Le temps gagné est énorme, crois-moi !
Contrôles intermédiaires
✔Tu dois valider en masse les données que tu viens de saisir, importer, copier-coller dans le logiciel de paie avant même de lancer le calcul des bulletins
✔Pour cela, rapproches les masses (totaux) des données que tu viens d’injecter dans ton logiciel de paie avec les éléments de volumetrie identifiées ci-dessus au point 1. (nombre d’absences, total des primes, des frais, nombre d'entrées/sorties…etc.)
✔Si tu es rassuré sur la qualité (exhaustivité) des données embarquées dans ton logiciel de paie à ce stade, vas-y lances le calcul 💥
Je sens que tu trépignes 😱
Ne fais pas cette erreur ! Ne te rues pas sur les bulletins de paie ✖
Fais un Contrôle de Masse 🚀
✔L’état Récapitulatif de tous les bulletins de paie est ton meilleur ami (et si tu peux en disposer sous Excel, alors là c’est le paradis ⛱)
Cet état cumule tous les résultats de calcul figurant sur l'ensemble des bulletins de paie calculés. Tu disposes donc, via cet état, d’une synthèse de chaque ligne de tous les bulletins que tu viens de calculer ; c’est génial non ? 🤔
✔Pointes chaque item de cet état récap avec les données injectées dans le logiciel de paie : attention, tu pointes bien ici que les totaux vus précédemment (total du nbre de jours d’absences par motif, total des primes, des frais…)
✔Si tu travailles sur un logiciel dernier cri, cet état affiche certainement le nombre d’occurrences de chaque rubrique de paie impliquée dans le calcul de tes bulletins. Tu vois où je veux en venir ? Non ? Toujours pas ?
✔Alors c’est simple 🧠 : avec cet état et les occurrences proposées pour chaque rubrique de paie, tu peux vérifier le nombre de bulletins et donc le nombre de salariés concernés par chaque rubrique (nombre de bp/salariés concerné par la prime, par chaque type d’absences, par le remboursement des frais…etc)
Et ce, qu’il s'agisse de rubriques de haut, de bas de bulletin, mais aussi des cotisations sociales, du P.A.S…etc.
Ne bouges pas ! On n’est pas pressé ! restes sur le même état et pointes maintenant en masse les cotisations sociales
Car le contrôle de la paie ne se limite pas, contrairement à cette pratique répandue, au simple et unique contrôle des variables. N’oublies pas qu’une paie est aussi composée de cotisations, contributions, taxes…
✔Donc comme on est maintenant sur la même longueur d’ondes, poursuivons les contrôles 🤪
Valides via ce même récapitulatif (c-à-d le Récap. des bulletins) ou sinon, si tu préfères, prends un autre état global issu de ton logiciel de paie qui liste les cotisations calculées sur les bulletins et contrôles les cotisations calculées en paie et le nombre de salariés concernés par chaque cotisation (occurrences)
✔Assures-toi de bien retrouver les grands ensembles de rubriques de cotisations sociales regroupées de façon pertinente par organisme : les blocs Urssaf, Retraite Complémentaire, Prévoyance, Mutuelle…
✔Vérifies que le principe d’alignement des assiettes est bien respecté : en effet, les organismes sociaux retiennent en principe une définition unique/homogène des assiettes servant au calcul des cotisations sociales, à savoir le Salaire Brut, les Tranches A/T1, Tranche 2/T2, Tranche B/TB, Tranche C/TC…
Il est donc possible pour toi de t’assurer, sur ton état récapitulatif, que ce principe est bien respecté 💪
Ex. la Tranche A Urssaf = Tranche 1 Retraite Complémentaire = Tranche 1 Prévoyance sauf exceptions à identifier/justifier dès ce stade (et avant d’aller plus loin) car un écart peut (mais pas toujours) indiquer des erreurs de paie
Ex. le Salaire Brut utilisé pour le calcul des cotisations déplafonnées Urssaf = Tranche A + Tranche B de Pôle Emploi = Tranche 1 + Tranche 2 de la Retraite Complémentaire sauf s’il y a de gros salaires expliquant des Tranche C par ex…
✔Contrôles que les cotisations se sont déclenchées pour un nombre pertinents de salariés : nombre de salariés concerné par la cotisation APEC (—> nbre de Cadres), par la mutuelle (—> par différence on peut valider le nombre de dispenses), par la cotisation de Prévoyance Non-Cadre ou Cadre, par certaines exonérations, par la cotisation de Versement de Transport (versement mobilité)….etc
✔Valides certaines assiettes spécifiques comme celle de la CSG-CRDS, du Forfait Social 8%, 20% …etc. qu’on peut aisément contrôler en masse
Cela semble tenir la route jusqu’ici ? C’est bon signe !🥇
Tu peux maintenant passer à des contrôles individuels
👀 Mais attention, ne perds pas de vue nos objectifs intiaux : faire des contrôles intelligents, pertinents et optimisés
✔Si le contrôle de masse des primes, des frais, des absences ne te rassure pas ! Utilises Excel pour des contrôles individuels, exhaustifs et sécurisés
Rappel : Contrôles sous Excel > à tes contrôles bulletin par bulletin
Pour cela, tu vas devois extraire sous Excel, à partir du logiciel de paie, les données que tu veux pointer avec les données d’origine qui doivent bien entendu être egalement sous format Excel
Et avec la fonction RechercheV (Vlookup pour les 🗽), le tour est joué ⚡
NN : Si Excel n’est pas ton meilleur ami, je ne peux que t’encourager à contacter le Jedi d’Excel : Remi SELOSSE 👇
✔Interroges (requête) à partir de ton logiciel de paie certaines rubriques de paie si tu veux en obtenir le détail mais surtout, par pitié 🙏, ne pointes pas bulletin/bulletin sauf si tu as moins de 10 bp à contrôler
A titre d’'exemple : si le nombre d’occurrences de la rubrique de cotisation “Mutuelle” affiché sur le Récap. des bulletins ou Etat des charges ne te satisfait pas, lances une requête pour extraire le détail des salariés concernés par cette cotisation. Et par différence, avec un état Excel affichant tous les salariés devant recevoir une paie ce mois-ci, tu pourras aisement valider les salariés ne disposant pas de la mutuelle
Encore une fois, être à l’aise avec Excel te sera très utile !
Ce n’est pas fini : on va retourner sur notre Récapitulatif des bulletins de paie pour faire le fameux contrôle M/M-1
Cela va nous permettre de valider une forme de “permanence des méthodes, permanence des traitements” entre la paie du mois précédent et celle que tu viens de calculer
→ J’avais telle ou telle exo. le mois dernier, que je retrouve ou pas ce mois-ci : est-ce normal ?
→ J'avais X nombre de dispense de mutuelle le mois M-1 : est-ce cohérent avec le nombre de dispenses dans la paie du mois en cours ?
→ J'avais X euros de primes fixes le mois dernier et je retrouve la même valeur ce mois-ci sous réserve des sorties du mois M-1 et des embauches de M
→ Etc.
Et, on va également pouvoir contrôler les mouvements de personnel en validant certaines égalités, comme par ex.
▶Nbre de bulletins de paie traités en M-1 moins Nbre de salariés sortis en M-1 plus Nbre d’embauches du mois = Nbre de bp à traiter ce mois-ci ?
▶Nbre de bp à traiter ce mois-ci = Nbre d’occurrences de la rubrique Salaire de Base par exemple ou Net à payer…?
▶Total des Salaires de base du mois M-1 moins Total des Salaires de base des salariés sortis en M-1 plus Total des Salaires de base des embauches du mois M = Total des Salaires de base du mois M ?
On ne va pas s’arrêter en si bon chemin ! Mais on ne perdra pas non plus de vue notre objectif —> des contrôles intelligents et optimisés
Donc, va falloir, si on veut se garantir une conformité satisfaisante de nos paies, procéder à des contrôles individuels :
◾ Les embauches : l’objectif étant ici d’eviter des erreurs qu’on risquerait de reproduire tous les mois
◾ Les Soldes de tout compte : l'objectif étant ici de saisir l’opportunité du dernier bp pour corriger les eventuelles erreurs survenues précédemment et ainsi eviter des réclamations & litiges
◾ Les évènements particuliers, s'il en existe, pour lesquels tu sais que ton logiciel est défaillant : par ex. testes par échantillon ⌛
→ les indemnisations Maladie…
→ le calcul de la Réduction Fillon, de la Lodéom, de la Modulation de la cotisation Maladie et Allocations Familiales pour les absences avec paiement partiel
→ l’acquisition des CP (ainsi que l’assiette du 10ème), des RTT en cas d’absences…
Je pense que tu as compris le truc !
Je pourrais te lister encore de très nombreux points de contrôle
Mais je ne serais jamais exhaustif : chaque paie est unique 💥
C’est pourquoi, tu dois avant de préparer ta propre recette de contrôles, bien maîtriser ton contexte réglementaire et les forces et faiblesses de tes process et logiciels !
Avec cet état des lieux en tête, tu peux positionner des contrôles intelligents et optimisés, en face de chaque point de défaillance ou de grande sensibilité de ta chaîne de traitement de la paie !
Qu’en penses-tu ?
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Allez, sur ce, c’est tout pour aujourd’hui ! RDV Vendredi prochain
Bonne lecture
Et si tu veux me contacter, c’est comme d’hab 👇