DRH: réussir ta prise de poste grâce au Service Paie
💡#46 - Comment éviter les faux pas et prendre les bonnes décisions dès les premières semaines
La Mercato va bientôt démarrer.
Nombreux sont les DRH et autres professionnels RH qui vont changer de boîte et démarrer une nouvelle aventure à partir de Septembre.
Au cours de leurs “100 premiers jours”, il/elle va devoir:
trouver sa place
montrer qu’il est la bonne personne pour ce poste
et commencer à agir dans la perspective d’atteindre les objectifs qu’il aura fixés dans sa feuille de route.
Et pour que ce plan se déroule sans accro (dixit Hannibal), va falloir prendre en main le dossier de la Paie !
Ce que nous allons voir ensemble dans ce numéro:
Les premiers documents et informations à demander au Service Paie
L’analyse qui doit en être faite (selon moi).
Avec comme objectifs: éviter le faux pas et décider (rapidement) sur la base d’informations objectives.
1 - Intro
Tu arrives dans une nouvelle boîte.
Tu es boosté à fond: c’est une nouvelle page à écrire.
Tu as carte blanche pour avancer et déployer des projets RH innovants.
Mais tu t’interroges sur la Performance du Service Paie.
Comment t’assurer que son niveau de performance ne va pas saboter tes projets ?
En effet, que tu le veuilles ou non, pour la Direction, les Managers et les Salariés, le Service Paie est la partie émergée des actions de la DRH.
Ta performance sera évaluée à l'aune de celle du Service Paie.
En effet, le bulletin de paie touche toute la pyramide: de l'ouvrier au cadre supérieur.
Tu ne peux donc pas te focaliser sur tes projets RH sans te soucier de ce qui se passe au sein de la Fonction Paie.
Tu n’aimerais pas que tous tes efforts tombent à l'eau parce que la Performance du Service Paie mettrait dans l’ombre les résultats de tes autres projets.
Mais le Service Paie n’est pas un boulet au pied.
Il peut être ton Fer de Lance, ton meilleur allié.
Celui par lequel tu vas faire tes preuves dans les “100 premiers jours”.
Il te faut donc dès les premiers jours de ton mandat:
comprendre le nouvel environnement de ta Fonction Paie
faire connaissance avec les différentes entités internes qui sont soit contributrices, soit actrices ou clientes du Service Paie (Gestionnaires/Responsable Paie, RH, Managers, Salariés, IRP, Direction)
identifier les enjeux du Service Paie
lister les chantiers à ouvrir en priorité
Et tu n’as malheureusement pas beaucoup de temps pour cela.
2 - Quelles informations demander et pour quelle analyse ?
Je te liste ci-dessous 16 informations que tu dois récolter pour savoir où tu “mets le pied” afin d’être en mesure de prendre, si nécessaire, des actions correctives dès tes “100 premiers jours”.
De préférence, lorsque cela est possible, il est judicieux de profiter de la période d’attente, qui s’étend de la signature de ton contrat de travail ou de la promesse d’embauche, à ton arrivée effective dans l’organisation, pour commencer ce travail de recueil.
Tu gagnes du temps.
C’est une denrée que tu n’as pas en nombre.
On attend que tu sois le plus rapidement opérationnel.
Il te faut donc démarrer ton analyse le plus tôt possible.
Etat des lieux des actions correctives entreprises depuis le dernier Redressement Urssaf, le dernier rapport de l'Audit Interne et/ou rapport des CAC
Tu vas pouvoir valider:
→ si le Service Paie est dans une démarche d’amélioration continue de ses pratiques, process et outils
→ le système de pilotage des risques paie qui a été mis en place→ les “sujets chauds”, c-à-d les points d’attention qui font courir des risques financiers à la boîte
Liste des litiges prud'homaux des 3 dernières années et les mesures préventives implémentées
Au-delà de la mesure de la réactivité des équipes et de l’efficacité des mesures correctives, c’est un bon détecteur du rôle conseil occupé par le Service Paie, auprès de la DRH et des autres Directions, dans le cycle de vie des salariés.Est-ce que le Service Paie joue son rôle de “dernier rempart” sur certaines décisions prises dans la gestion RH ?
Comprendre les raisons du turnover, du taux d'absentéisme dans le Service Paie & les actions implémentées
Un fort niveau de turnover ou d’absentéisme est le signe d’une équipe désengagée envers le Management mais surtout, cela indique:
→ que le stock des Savoirs est constamment siphonné
→ qu’au-delà du coût direct du remplacement, tu investis en perte sèche dans la formation
→ que la continuité du “service” délivré par (et attendu de) la Fonction Paie n’est pas garantieNombre, âge et nature des tickets de Support toujours ouverts auprès de l'éditeur du SIRH, du Logiciel de Paie et du Presta Paie
Plus les tickets sont “vieux”, plus tu as du souci à te faire sur la conformité des traitements paie et sur le niveau de ROI dégagé par le SI Paie
→ soit on a forcé les paramétrages dysfonctionnels. L’intervention humaine aggravant le risque d’erreurs→ soit on continue “comme c’est” en attendant qu’un jour l’éditeur se réveille
Note: le regroupement par thème des tickets te permettra d’identifier les principaux talons d’Achille qui devraient constituer ton focusNiveau de digitalisation du cycle de paie: ex. comment sont recueillies et intégrées les données RH & Paie dans le SI ?
Tu connais le principe de “Garbage in - Garbage out”Il ne faut donc pas s’attendre à des résultats extraordinaires (conformes) de données (entrantes) de faible qualité
Chaque intervention humaine pour capturer les données de paie et alimenter le SI augmente ton risque de non-conformité des résultats de calculDegré d'automatisation du cycle de paie: ex. est-ce que les Contrôles de Paie sont automatisés ou c'est toujours la bonne veille méthode = "Stabilo Jaune + bulletins papier + binôme de GP pour le pointage + Service Paie indisponible pendant 3 jours"
N’oublie pas:→ tous les Gestionnaires Paie veulent faire des contrôles de paie, pensent en faire, te disent qu’ils en font
→ pourtant les contrôles se résument souvent au pointage des seules variables de paie ; à croire que le bulletin de paie s’arrête aux Eléments Variables de Paie (EVP)Et entre toi et moi:
*si la fréquence et les méthodes de contrôle étaient si parfaites, comment peut-on expliquer que les erreurs en paie sont toujours nombreuses alors que les logiciels sont plus perfectionnés qu’avant ?
*la formation au Contrôle de la Paie: le trou dans la raquette de la formation métier de 99.99% des Gestionnaires Paie
Peut-on te produire le Réglementaire de Paie formalisé ?
→ une règle ou un process spécifique non formalisé accroît considérablement ton risque de non-conformité
→ il est majoré, si de surcroît, tu es dans un contexte de fort absentéisme et/ou de fort turnoverNombre et nature des anomalies DSN remontées au cours des 12 derniers mois + actions correctives mises en place
→ la DSN est censée être le reflet de ta paie. De nombreuses anomalies dans ce vecteur déclaratif en disent long sur la qualité de la paie produite
Cela peut éventuellement t’intéresser
C’est mon post LinkedIn de Mercredi 10/7/24 où je t’explique comment exploiter le détail des travaux de l’Urssaf sur le contrôle des données de la DSN pour créer, au sein de l’entreprise, une check-list de contrôle des DSN émises.En effet, pourquoi attendre que l’Urssaf te remonte des anomalies pour agir ?
→ c’est aussi un super indicateur sur le niveau des contrôles standards embarqués dans ton logiciel de paie pour sécuriser ce traitementNombre de bulletins erronés depuis Janvier N suite aux réclamations des salariés + actions correctives mises en place
→ si des erreurs sont détectées par les salariés, cela veut dire que l’équipe n’arrive pas à reporter les EVP correctement sur les bulletins de paie
→ je n’imagine même pas ce qui doit se passer au niveau du calcul des cotisations socialesQuel est le système de formation continue qui est prévu pour constamment développer les compétences des Gestionnaires Paie ?
→ je te laisse imaginer le niveau de compétences de tes équipes si la formation se résume à une session en présentiel, une fois par an, à titre de récompense, alors que la paie s’appuie sur l’un des domaines du Droit les plus mouvantsComment le Service Paie assure la veille réglementaire et surtout l'exploite
→ si la réponse est que “chacun fait sa veille”. Autant te dire que personne ne la fait !Quelle est l'ambiance dans les relations entre le Service Paie et la DRH, la DAF et les autres Directions de la boîte ?
→ s’ils se détestent, autant te dire que ça va être gai pour travailler ensemble→ rétablir une communication professionnelle et très vite de la confiance doivent être prioritaire dans ton plan d’actions
La capacité du Service Paie à travailler en "remote"
Si le retour au bureau s’explique par l’une de ces raisons, autant te dire que tu es mal barré:
→ le manque de confiance dans les équipes
→ le logiciel ne facilite pas le travail à distance
→ le Responsable Paie a besoin des équipes sous la main, au bureau, pour les fouetter dans l’open-space et les micro-manager
→ c’était la solution de facilité au lieu de former ou de virer le Responsable PaieListe des projets en cours ainsi que les projets abandonnés (et les raisons)
→ les projets en cours: oui va falloir prendre le train en marche et t’assurer qu’il n’ont pas une trajectoire qui va contrecarrer tes plans
Ex. migration de logiciel de paie ou de SIRH, externalisation, ré-internalisation, mise en place du CSE, filiarisation d’une activité, etc.→ les projets abandonnés: au-delà d’avoir un peu d’historique, c’est important de comprendre ce qui était prévu et pourquoi cela n’a pas fonctionné. On peut y voir les initiatives, la politique interne, la stratégie globale, les ambitions, etc.
Le planning des échéances du Service Paie
→ planning classique des paies (date de clôture du recueil des données, date de clôture de la paie)
→ planning des déclarations sociales, des déclarations annexes et des taxes assises sur les salaires
→ planning des virements (salaires, acomptes)→ planning des OD de paie, des requêtes et reporting divers à partager
→ périodes de versements/traitements exceptionnels mais prévisibles (13ème mois, Intéressement, Participation, etc.)Est-ce que la Paie est gérée en externe ?
La réponse à cette question est le point de départ d’une série d’analyses:
→ niveau de satisfaction générale du Service Paie à l’encontre du/des prestataires ?
→ en cas d’insatisfaction, quelles sont les raisons + est-ce que les factures sont payées dans les temps ?
→ que prévoient les engagements contractuels en termes de S.L.A. (contrat de niveau de services = pilotage de la performance et principes éventuels de bonus/malus) ?
→ quelles sont les conditions d’exit ?
Voilà. C’est tout pour aujourd’hui.
En attendant, si tu penses que cette newsletter peut intéresser tes collègues, ton équipe, tes partenaires, tu peux utiliser ce bouton pour leur partager ce numéro.
A bientôt.
Daniel
PS 1: Tu peux aussi me suivre sur LinkedIn —> Mon profil LinkedIn
*je partage tous les jours des idées et un regard neuf sur le métier de la Paie
*je parle de Performance, d’Apprentissage, d’Entrepreneuriat et de Technologie dans la Paie
Pour les plus curieux:
🎁 Ma petite pierre à l’édifice de la formation des Gestionnaires Paie
1 - Un sujet que peu d’entre nous savent expliquer simplement: le traitement des IJSS subrogées en paie
Une page Notion où je t’explique, simplement, les mécanismes pour comprendre le traitement des IJSS subrogées en paie avec application du Maintien du Brut, du Net et du Net Strict
C’est KDO → pour y accéder
2 - La formation E-Learning que je prépare pour Septembre avec Rose Yemeli pour que les Professionnels de la Paie prennent enfin en main les outils d’automatisation
No-Code et l’IA dans leur quotidien
3 - Je prépare pour Octobre une formation inédite sur le Contrôle de la Paie avec l’Académie RH.
Tu peux déjà te préinscrire ici: formulaire de pré-inscription sans engagement