Faire de la Paie ce n'est pas connaître par 💓 des règles
💡C'est surtout des process optimisés et sécurisés qui offrent une nouvelle expérience à toutes les parties prenantes - #34
Sujet du jour :
Pour faire de la Paie,
Pour être un Responsable Paie performant,
Pour être un Gestionnaire Paie hors du commun,
Il ne suffit pas de connaître sur le bout des doigts le Code du Travail, le BOSS et la CCN ❌
D’ailleurs ce serait une grave erreur (mais ça, c’est un autre sujet!).
Il faut surtout savoir s’organiser, proposer une organisation robuste, des moyens pour faciliter et sécuriser la production de la Paie.
En d’autres mots, c’est par exemple :
1 - Offrir une solution simple, gratuite et sécurisée à tes clients pour gérer les données de leurs Salariés (ils pourront enfin mettre le🔥aux dossiers salariés suspendus dans des armoires ou virer les fichiers Excel qui ne font pas l’affaire).
2 - Faciliter, simplifier et sécuriser l’échange de données entre le Client et le Cabinet (Agence de Paie) pour les besoins de la Paie (on met fin aux fichiers Excels, aux mails et aux appels ☎️).
Temps de lecture : 7 minutes
Ce qui suit a justement pour ambition de t’expliquer la marche à suivre pour atteindre ces objectifs.
Tu verras : c’est simple et très accessible !
Pour cela, je t’ai concocté 2 solutions complémentaires :
1 - Une vidéo, et
2 - Un guide, une sorte de “pas à pas”, pour t’aider à monter ta propre solution !
Bien entendu, si tu as des questions, tu peux toujours :
📆 Caler un call avec moi : accès à mon calendrier
📃 Me dire si tu es intéressé par une formation NoCode adaptée au domaine de la paie : formulaire d'intérêt
1 - La vidéo 📽️
Grâce à cette vidéo, j’espère que tu pourras toucher du doigt le potentiel que recouvre la solution NoCode, Airtable, pour un Service Paie.
J’espère que tu vas prendre conscience que :
*tu n’as plus d’excuses pour ne pas moderniser le fonctionnement de tes clients et de ton cabinet ;
*tu n’as pas besoin d’investir des centaines ou des milliers d’euros pour construire un système robuste et moderne ;
*tu n’as pas besoin d’un développeur, d’un DSI pour tester des solutions et mettre en place des process simples qui couvrent 90% des besoins.
⚠️ Désolé pour la qualité du son. Va falloir que je m’équipe 🎙️
Pour accéder à la 📽️ : Airtable - Mettre le 🔥aux dossiers suspendus et aux mails - Watch Video
2 - Le mode opératoire
Crées une base de données (dB) Airtable pour ton client : c’est gratuit.
Ce sera la dB “Maître”
Chaque base de données peut contenir au max. 1200 lignes. Il peut donc couvrir les infos de 1200 salariés : concrètement si ton client c’est une TPE ou PME, t’as de quoi faire avant qu’il ne soit obligé de prendre un compte payant.
N’oublies pas, pour créer ta dB dans Airtable, tu peux importer les données à partir d’Excel, de Google Sheets voire faire du copier-coller pour gagner du temps et sécuriser cet exercice. Tu n’as pas besoin de tout ressaisir à la main.
Je te l’ai dit : plus d’excuse 😁
A - Côté Client
Crées une première table dans la dB (base de données) : “Fiches Salariés”.
*Tu crées autant de colonnes que de famille de données que le client doit / souhaite / peut suivre pour chacun de ses salariés.
*Ex. IBAN, Adresse, Emploi…mais bien entendu commence par son Nom et Prénom pour faciliter l’identification.
Crées une 2ème table que tu appelles : “EVP du mois”
*Maintenant tu crées une relation entre les 2 tables (“Fiches Salariés” et “EVP du mois”) en utilisant la fonctionnalité “Link to another record”.
*Pour activer cette fonctionnalité, tu crées une nouvelle colonne dans la table “Fiches Salariés” que tu vas nommer EVP du mois (R)
Toujours dans “Fiches Salariés”, sélectionnes les données de la 1ère colonne de ta table (“Name” dans mon exemple) et copies-colles les (Ctrl C+V) dans la colonne EVP du mois (R).
Résultat : A chaque fois que le client va créer un nouveau salarié dans la table “Fiches Salariés”, il faudra qu’il copie-colle le “Nom” du salarié dans la colonne EVP du mois (R), toujours dans la table “Fiches Salariés”.
NB : Sache tout de même, qu’on peut, grâce aux Automatisations dans Airtable, automatiser cela. Mais je te montrerai cette astuce une prochaine fois !
Ta table “EVP du mois” doit ressembler à cela maintenant ⬇️
Cela va donc te permettre, une fois que tu auras créé les colonnes nécessaires et renseigné les EVP du mois dans la table “EVP du mois”, récupérer ces mêmes données automatiquement dans la table “Fiches Salariés” (les 2 tables sont liées maintenant) afin de disposer dans une seule et unique table, toutes les infos fixes et variables du personnel.
Crées les colonnes nécessaires et renseignes les EVP du mois dans la table “EVP du mois”.
*Tu peux aussi les importer à partir d’Excel, Google Sheets voire faire du copier-coller.
Maintenant il est temps de centraliser toutes les données, fixes comme variables, dans une seule et même table : on va tout centraliser dans la table “Fiches Salariés”.
*Pour cela crées une nouvelle colonne pour chaque famille de données EVP que tu veux afficher dans la table “Fiches Salariés”.
*Choisis comme “type” pour chaque colonne créée : Lookup
*Choisis, pour chaque colonne que tu crées, la famille de donnée que tu souhaites récupérer de la table EVP : Choose a field
Maintenant rajoutes à la fin une colonne : Checkbox
*A quoi cela peut bien servir ?
*Le client pourra matérialiser, chaque mois, pour chaque salarié, le fait qu’il a bien validé (qu’il est OK avec) les données fixes et variables. C’est utile pour le suivi et pour ce qui va suivre 😁
OK : la dB de ton client est maintenant opérationnelle.
Tu n’as plus qu’à lui expliquer le principe de fonctionnement.
PS : n’oublies pas de récupérer le lien vers la table “Fiches Salariés” et d’actionner l’option qui permet la synchronisation.
B - Côté Cabinet / Agence de Paie
Tu te crées un compte Airtable gratuit pour ton cabinet/agence de paie.
Tu crées une première dB au nom de ton client.
Ce sera la dB “Esclave”
Pour créer ta 1ère table, tu vas utiliser la synchronisation entre bases de données Airtable pour cela
Copies-colles le lien que tu as récupéré de la dB de ton client et laisse la magie opérer 🪄
*La table va récupérer toutes les données (et uniquement celles) de la table “Fiches Salariés” de la dB de ton client.
*Les 2 tables sont synchronisées.
*Avec les versions payantes d’Airtable, tu peux même paramétrer des synchronisations automatiques <> manuelles !
Maintenant, à chaque fois que tu vas lancer une synchronisation de ta dB, tu vas récupérer une photographie - en l’état - des données de la table “Fiches Salariés” de la dB Maître de ton client.
Tu peux par la suite filtrer les données synchronisées dans ta dB en fonction de critères que tu auras définis. J’en ai retenu 2 dans mon exemple :
A quelle date est intervenue la modification (par ton client) de la donnée dans la dB “Maître”
→ En effet, en matière de paie, ce qui t’intéresse c’est les données amendées entre 2 campagnes de paie afin que tu puisses les prendre en considération dans ton logiciel de paie.
Est-ce que la donnée synchronisée a été validée par le client ?
→ En effet, tu vas prendre que des données validées par ton client ❗
Pour cela tu crées 2 nouvelles tables dans ta dB ; par ex. : une pour les amendements en Fiches Salariés et une pour les EVP du mois en cours :
*Modif Fiches Salariés
*EVP du mois
Tu crées une relation entre la table synchronisée (c-à-d la 1ère table créé dans ta dB à la suite de la 1ère synchro) et chacune de ces 2 nouvelles tables.
*Utilises la fonctionnalité “Link to another record”.
*Tu refais la manipulation du copier-coller qu’on a vu précédemment dans la dB du Client.
Tu appelles dans chacune des 2 nouvelles tables créées la donnée que tu souhaites récupérer de la table contenant les données synchronisées avec ton client.
Pour chaque donnée à récupérer et à filtrer en fonction des critères vus ⬆️, tu utilises le type Lookup + le ou les conditions souhaitées (= filtres souhaités).
💡Ex. Pour des données fixes, tu as besoin de 2 filtres : tu veux les données validées par le client et qui ont été amendées au cours de la période séparant la dernière campagne de paie et aujourd’hui
💡Ex. Pour des données variables (EVP), tu as besoin d’un seul filtre : tu veux les données validées par le client
Tu disposes maintenant , dans les 2 nouvelles tables, de tous les amendements validés par ton client et intervenus entre la date d’aujourd’hui et la dernière campagne de paie.
A chaque synchronisation mensuelles, au moment de traiter la paie, tu vas t’attacher à utiliser que les données filtrées figurant dans les tables *Modif Fiches Salariés” et “EVP du mois”.
Ton système est en place !
Testes et profites du temps et de la sécurité gagnés pour continuer à apprendre et améliorer tes autres process.
PS - 1 : Comme on peut extraire les données de chaque table dans un CSV, tu as compris que tu pourrais aller plus loin dans la démarche d’optimisation.
Tu pourrais éliminer la saisie des données dans ton logiciel de paie en mettant en place de l’import de données !
Mais on en parlera une prochaine fois !
PS - 2 : si tu as des questions sur tout ce que tu viens de découvrir, tu peux toujours :
📆 Caler un call avec moi : accès à mon calendrier
📃 Me dire si tu es intéressé par une formation NoCode adaptée au domaine de la paie : formulaire d'intérêt
Sur ce : c’est tout pour aujourd’hui 🙃
Je te dis à bientôt et à la semaine prochaine.
Mais en attendant, si tu penses que cette newsletter peut intéresser tes collègues, ton équipe, tes partenaires…
Je t’invite à leur partager ce numéro 👇
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l’Apprentissage en paie et en général
le Mindset à avoir pour réussir en paie
Comment se lancer en tant que Freelance en paie ?
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Je suis dorénavant également sur Twitter où je partage, dans la langue de Shakespeare, une synthèse des règles du droit du travail en France, des tweets sur la Performance, l’Apprentissage en Paie… —> @dclementine
A bientôt.
Daniel
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