Le gestionnaire paie peut(doit) refuser la fatalité
💡Le NoCode est l'une des solutions pour y arriver ! - L'Essentiel à retenir #29
Hello,
Bienvenue si tu me lis pour la première fois !
Je m’appelle Daniel.
J’ai 48 ans, suis marié et 1 enfant (Diégo : 8 ans).
Je parle ici d’un sujet que je traite depuis 1998 (ça ne me rajeunit pas 😭) : la Paie
PS : je t’écris de l’île Maurice d’où je suis originaire et où je me suis ré-installé en 2010 après 20 ans en France 💓
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Sujet du jour : mettre en place une automatisation pour te faciliter la vie.
Fini les saisies de données de paie envoyées par tes clients dans le corps d’un email.
Les outils que je vais utiliser sont gratuits ou quasi-gratuits : tout va dépendre de ton usage ?
Pas besoin de compétences en Code.
Tu vas pouvoir gagner min. 80 heures, soit au moins 2 semaines de boulot par an.
Si tu vas jusqu’à la fin du tutoriel, je t’ai même fait une petite démo en vidéo 📽️
Temps de lecture : 9 minutes
1 - Mon constat
Je vais aller droit au but !
Les logiciels de paie se sont énormément perfectionnés au cours de ces 10 dernières années. Les SIRH se sont démocratisés pour accompagner la digitalisation des entreprises, sans considération de taille ou de secteur d’activité.
Il n’est donc pas surprenant de nos jours (même s’il y a encore beaucoup, beaucoup… de chemin à parcourir) de voir au sein d’une tpe (< 10 salariés) un logiciel SaaS pour la gestion des temps. Ce même logiciel pouvant s’interfacer avec le logiciel de paie pour éviter de la saisie.
Dans ce contexte, il serait logique que la productivité des services paie en entreprises, en cabinets comptables et en agences de paie se soit nettement améliorée.
Pourtant, la réalité est toute autre !
Beaucoup luttent encore.
Beaucoup sont toujours en retard.
Beaucoup n’arrivent pas à respecter les délais sans compromis sur la qualité.
Les raisons à cela sont multiples :
Les outils ont changé mais pas les méthodes de travail, pas les process : on ne conduit pas une Porsche comme on conduit une Twingo.
Les “mindset” n’ont pas évolué : on entend encore trop souvent que le perfectionnement des logiciels de paie nuit au développement des compétences des gestionnaires de paie ; à croire que l’avènement de la voiture nous a fait perdre l’aptitude à l’équilibre nécessaire pour savoir marcher.
La Formation : elle n’est pas adaptée. Elle force l’accumulation de savoirs (bien souvent disponibles gratuitement sur Google) au lieu de t’expliquer le gain que tu vas en tirer et comment tu peux te l’approprier.
La résistance : ceux qui ne veulent pas, ne font pas l’effort de se mettre au digital. C’est un peu les Gaulois du digital.
2 - Des solutions existent
Oui fort heureusement, des solutions existent pour chacun de ces maux.
Mais je vais ici te parler du village gaulois, de ceux qui font la résistance et ne veulent pas se mettre au digital.
Prenons un exemple concret : la grande majorité des clients des cabinets comptables sont ces fameuses TPE (< 10 salariés).
Bien souvent, lorsque tu fais comme moi des audits organisationnels dans les cabinets comptables, tu t’aperçois que la pilule du digital a, quand même, plus de mal à passer au sein de ces petites entreprises.
Pour preuve, le gestionnaire paie n’arrive pas à convaincre le gérant de la TPE en bâtiment, le boulanger, le restaurateur à :
communiquer ses variables de paie dans un fichier Excel,
et encore moins à saisir directement ses données dans une interface du logiciel de paie.
Le patron ou la secrétaire de la TPE continue mordicus à envoyer les éléments variables de paie dans un email.
Ici je fais volontairement abstraction des situations où les données sont transmises oralement par téléphone. La cata !
Et que fait alors le gestionnaire de paie ?
Armé de son super logiciel qui présente fièrement des fonctionnalités de copier-coller, d’import et d’API qui permettent de booster la productivité et le confort, elle/il va saisir les variables à la main 😭😨
C’est le trou noir de la productivité.
C’est le trou noir de la qualité.
C’est le trou noir de l’engagement.
C’est le trou noir de l’attractivité.
Tu vois de quoi je parle ? Peut-être que tu vis cette situation !?
Mais rassures-toi : une solution existe !
Ou plutôt, il en existe 3 mais je vais ici me concentrer uniquement sur une seule.
Solution 1 - on pourrait virer ce type de clients ❌
Solution 2 - On pourrait le forcer sous la contrainte d’utiliser la navette Excel ou la saisie directe dans le logiciel de paie (= en augmentant le prix de vente s’il ne le fait pas) ❌
Mais ce n’est pas mopn propos ici !
On va plutôt avoir recours à la Solution 3 → l’automatisation permise grâce au NoCode
3 - Une vidéo vaut >100 M de mots
→ Le contexte
Un peu de contexte avant que tu visionnes la vidéo qui arrive.
On est dans un Service Paie au sein d’un cabinet comptable : OptimyZ HR.
Le client - BusinessHack - adresse mensuellement ses variables de paie dans le corps d’un email. Il ne veut pas changer !
OptimyZ HR lui a par contre imposé des règles simples pour la communication des variables de paie :
Objet de l’email envoyé : doit comporter le Nom de l’entreprise + le mois de paie à traiter
Modèle du corps de l’email à utiliser systématiquement pour les variables habituelles/récurrentes ⬇️
Comme tu peux le constater, le modèle est très basique.
Dans le screenshot ⬆️ on peut voir les données des 4 salariés permanents de l’entreprise BusinessHack (NB : en réalité il y en a 5 mais je ne pouvais tous les afficher correctement dans la capture écran).
Pour chaque salarié, il suffit que le gérant renseigne mensuellement les variables de paie récurrentes : ex. la prime de qualité, les heures supplémentaires, les tickets-restau et les frais.
Chaque salarié est identifié par des valeurs fixes : Nom/Prénom et Matricule.
Pour savoir à quel salarié correspond par exemple la prime de qualité renseignée dans l’email, chaque item est identifié par un suffixe : “_1” pour le salarié Elon Musk, “_2” pour le salarié Jeff Bezos,…
Enfin, chaque mois, il suffit que le client fasse un copier-coller de l’email du mois précédent et change, pour chaque salarié, les valeurs variables (en gras) comme ci-dessous :
Nom/Prénom_3=Daniel C.
Matricule_3=1003
Prime de Qualité_3=30
HS125%_3=31
HS150%_3=32
TR_3=33
Ndf_3=34
→ Les outils qu’on va utiliser
A / Gmail
De son côté, OptimyZ HR a créé un filtre dans sa messagerie (ici Gmail) pour que Gmail identifie automatiquement chaque email entrant en provenance du client BusinessHack et comportant la mention “Paies” dans l’objet du mail.
B / Mailparser.io
Chaque email entrant dans Gmail, respectant la double condition précitée, va être automatiquement transféré par Gmail à une adresse email créée dans un outil appelé : Mailparser.io
Cette adresse mail (wdmjczis@mailparser.io) est propre à OptimyZ HR dans Mailparser.io !
Ici, pour les besoins de cette démo, j’ai créé dans Mailparser.io une boîte de réception (inbox) que j’ai appelé EVP_BYEMAIL.
Ce logiciel en ligne va analyser et extraire les données à partir de l’email reçu.
Pour que l’extraction fonctionne, OptimyZ HR a bien entendu indiqué à Mailparser.io les données qu’il convient d’extraire.
Plus précisément, OptimyZ HR a créé des règles dans cet outil pour expliquer à la machine comment identifier la donnée qu’il convient d’extraire.
Un exemple c’est toujours plus parlant 👀
Dans la capture d’écran ci-dessous, on indique au système qu’il convient :
de récupérer la valeur qui suit “Prime de Qualité_2=” dans l’email ;
de s’arrêter au dernier caractère de cette valeur (afin d’éviter que le robot extrait également des espaces ou des valeurs indiquées sur la ligne suivante comme par exemple “HS125%…”.
Comme tu peux le constater, il y a ici rien d’exceptionnel, rien qui fasse appel à des connaissances en Code.
Pour mettre cette automatisation en place hier, c-à-d Jeudi le 17/08/2022, j’ai simplement regardé le tutoriel disponible dans l’outil et après quelques tests, c’était dans la boîte.
Il m’a fallu une demi-journée au grand max., apprentissage compris, pour avoir quelque chose de propre pour cette newsletter !
PS : Si tu veux comprendre le fonctionnement de Mailparser.io, regardes cette vidéo et tu vas tout comprendre⬇️
💡info importante : pour les besoins de cette automatisation, la version gratuite de Mailparser.io est largement suffisante. Tu as droit à 30 mails reçus par mois et 10 boîtes de réception, soit 30 mails clients/mois pour les paies si on y réfléchit 😁
C / Zapier
Une fois les données extraites, tu peux les récupérer en téléchargeant par ex. un fichier Excel de Mailparser.io
Mais j’ai pensé que ce serait intéressant pour le gestionnaire de paie du cabinet OptimyZ HR de recevoir automatiquement les données dans une GoogleSheet qu’il n’aura plus qu’à copier-coller ou à importer dans le logiciel de paie !
Tu es partant ? Allez Go ⬇️
Pour cela, OptimyZ HR a eu recours à Zapier
C’est est un service web facile à utiliser qui te permet d'automatiser des actions entre plusieurs applications web que tu utilises régulièrement.
Zapier a une offre gratuite avec une limite qui peut être vite atteinte en fonction du volume de données / clients à traiter.
Poursuivons : ici on veut créer un lien entre les données extraites par Mailparser.io de l’email reçu du client BusinessHack et une GoogleSheet. Zapier fera bien l’affaire car il prévoit des liens entre ces 2 outils.
OptimyZ HR crée donc une GoogleSheet (gratuit) dans laquelle il veut récupérer, par onglet, les données de paie à traiter pour chaque client pour lequel il utilisera cette automatisation.
La GSheet est créée dans le GDrive du cabinet sous le nom : Paies 2022 Email Parser⬇️
Maintenant le gestionnaire de paie va mettre en place le lien entre la GSheet et Mailparser.io grâce à Zapier.
Chaque bloc ⬆️ est une représentation visuelle ( = ne faisant appel à aucune connaissance en Code) de l’action que va devoir réaliser Zapier :
1 → Zapier vérifie dans la boîte mail créée dans Mailparser.io (EVP_BYEMAIL), l’arrivée de tout nouvl email.
NB : Boîte mail créée précédemment dans Mailparser.io
2 → Lorsque Zapier détecte un nouvel email, il crée un nouvel onglet dans la GSheet “Paies 2022 Email Parser” avec les caractéristiques suivantes :
Nom de l’onglet : objet du mail d’origine du client → ici “BusinessHack - Paies de Septembre 2022”
Titre des colonnes de chaque onglet (= les Headers) : j’ai repris ici les données du modèle de mail pour que ce soit plus facilement lisible. C-à-d Nom/Prénom, Matricule, Prime de Qualité…
3 → Puis Zapier transfère les données, extraites de l’email par Mailparser.io, dans l’onglet de la GSheet créé à l’étape précédente.
Pour cela il va falloir créer un tableau de correspondance dans Zapier. Concrètement, cela veut dire, qu’on va indiquer à Zapier que :
La donnée extraite juste après “Nom/Prénom_1=” dans l’email → à mettre dans la colonne Nom/Prénom dans la GSheet pour le 1er salarié
La donnée extraite juste après “HS125%_1=” dans le mail → à mettre dans la colonne HS125% dans la GSheet pour le 1er salarié
Etc, etc.
Cette action OptimyZ HR vais la répéter 5 fois (c’est pourquoi tu vois 5 blocs “Create Spreadsheet Row in Google Sheets” dans la précédente image) car dans notre cas pratique, le cabinet OptimyZ HR utilise cette automatisation que pour les TPE <= 5 salariés.
D / On veut la vidéo Daniel
Oui : assez de bla-bla !
Place à la vidéo 📽️
Lien → Comment gagner 80h sur une année ?
4. Qu’en penses-tu ?
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Sur ce : c’est tout pour aujourd’hui 🙃
Je te dis à bientôt pour le prochain numero vendredi prochain (si j’y arrive).
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Daniel
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