Proactivité v/s Réactivité en Paie
Le cas de la Prime de Partage de la Valeur - L'Essentiel à retenir #31
Hello,
Bienvenue si tu me lis pour la première fois !
Je m’appelle Daniel.
J’ai 48 ans, suis marié et 1 enfant (Diégo : 8 ans).
Je parle ici d’un sujet que je traite depuis 1998 (ça ne me rajeunit pas 😭) : la Paie
PS : je t’écris de l’île Maurice d’où je suis originaire et où je me suis ré-installé en 2010 après 20 ans en France 💓
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Sujet du jour :
J’entends déjà des gestionnaires de paie râler à propos de clients qui, sans prévenir, et sans même l’avoir organisé (formalisme), vont leur demander de verser la Prime de Partage de la Valeur pour les paies du mois !
Ma question → En tant que Gestionnaire / Responsable Paie, peux-tu anticiper ce type d’incident ?
La réponse ⬇️
PS : si tu vas jusqu’à la fin du tutoriel, je t’ai même fait une petite démo en vidéo 📽️ + il y a aussi une surprise pour les “amoureux” de l’automatisation
Temps de lecture : 8 minutes
1 - Mon constat
On parle beaucoup de stress dans notre métier. Et c’est malheureusement une réalité.
Les fins de mois, les échéances déclaratives, les livraisons clients, les problèmes logiciels sont autant de sources de stress.
Par ailleurs, ce qui n’aide non plus, c’est que nous, Professionnels de la Paie, oublions bien souvent que nous intervenons en bout de chaîne.
Qu’est-ce que je veux dire par là ?
1 - Le process de paie démarre bien en amont de la collecte des variables de paie :
Il y a les changements réglementaires (les textes de lois, les changements de formalités administratives) sur lesquels ni le chef d’entreprise ni le gestionnaire de paie n’ont la main;
Il y a les décisions “business” prises sur le terrain par le chef d’entreprise, les managers voire les salariés : embauches, mutations, licenciements, renouvellements…
Et il y a aussi les actions des salariés comme une demande de congé payé, de RTT, une absence maladie, une demande d’acompte…
2 - L’Aléa fait partie de la Vie et donc de notre activité :
Un problème de paramétrage du logiciel de paie,
Une absence de gestionnaire de paie,
Un problème d’Internet,
Une crise sanitaire qui impose un confinement…
Tous ces évènements, toutes ces décisions, toutes ces actions, tous ces aléas vont participer et impacter le déroulé et les résultats de la campagne de paie.
Et le Service Paie va devoir, tout en gérant ces aléas, intervenir à la fin de cette chaîne pour compiler, filtrer, ajuster et transformer ces décisions et actions en salaires à payer, en cotisations à déclarer et payer, en charges et dettes à comptabiliser, en droits sociaux à attribuer…
Dans ce contexte, il est raisonnable de penser que la réactivité dont nous sommes nombreux à avoir développé au cours des années de travail, ne soit pas/plus suffisante.
Nous devons être Proactifs 💥💥
2 - Que celle/celui qui n’a jamais râlé après un client me jette la première pierre !
La rentrée va être particulièrement dense cette année. Le Législateur n’a pas chômé :
SMIC
Bonus-Malus (Assurance Chômage)
Prime de Partage de la Valeur
Epargne Salariale…
Nos clients, comme nous d’ailleurs, découvrons ces nouvelles réglementations. Pour certains sur M6, pour d’autres à travers des documentations techniques plus pointues et moins “marketing”.
Il est donc fort probable que certaines entreprises vont “zapper” le formalisme et les limites techniques pour le versement de la Prime de Partage de la Valeur (P.P.V.).
Et par conséquent, le gestionnaire paie va au mieux recevoir le 23 Septembre, dans le lot des variables de paie, un tableau Excel avec des sommes à payer au titre de la PPV.
Et au pire, il va être le destinataire le 28 Septembre d’un email laconique de son client lui indiquant de verser 3000 euros à chaque salarié sur la paie de Septembre.
On peut donc aisément comprendre son mécontentement et son stress :
Mécontentement : il aurait souhaité que son client lui en parle avant, au lieu de le mettre devant le fait accompli ;
Stress : va bien falloir verser ces sommes car les salariés sont informés du paiement sur le bulletin de Septembre ! Mais va aussi falloir faire des miracles pour pouvoir respecter les contraintes de forme dans un timing extra-serré.
Comment faire alors pour éviter ces situations et les conséquences qu’elles engendrent ?
La proactivité est l’une des solutions.
Le NoCode est l’un des leviers 🚀
3 - Comment je fais alors pour être “proactif/ive” Daniel ?
On va procéder par étape :
A - Regarde déjà le rendu possible pour te faire une idée
Avant de t’indiquer, pas-à-pas, comment faire pour être Pro-Actif avec le NoCode en Paie, je te propose de visionner le fonctionnement d’un exemple d’automatisation que tu peux mettre en place dans le cadre de la PPV.
Chacun de tes clients va renseigner le questionnaire que tu lui auras fait parvenir et la magie de l’automatisation va s’opérer.
Lien → vidéo 🎥 : Ici
B - De quels outils auras-tu besoin pour mettre en place cette automatisation ?
1 - Tu contruis un questionnaire en ligne, gratuit, en utilisant un outil NoCode : Tally ;
2 - Tu utilises l’intégration proposée nativement par Tally avec GoogleSheet pour récupérer les réponses de tes clients au questionnaire ;
3 - Tu crées une automatisation grâce à Make (ex-Integromat) qui va déclencher automatiquement un email personnalisé à chaque client en fonction des réponses de chacun.
4 - Tu partages le lien du questionnaire à tous tes clients par email et tu laisses faire les automatisations.
—/—
C - Maintenant le “Pas-à-Pas” pour que tu mettes cette automatisation en route
→ Le Questionnaire
Les dessous du questionnaire créé gratuitement, sans une ligne de code, dans Tally (https://tally.so/forms)
→ La Google Sheets
(i) Tu as créé ton questionnaire dans Tally;
(ii) Tu te rends dans ton “Dashboard” et tu sélectionnes le questionnaire que tu viens de créer;
(iii) Vas dans “Integrations”;
(iv) Bouton “Connect” en face de Google Sheets (ce qui suppose au préalable que tu disposes dans un compte Gmail);
(v) Les réponses de chacun de tes clients au questionnaire, seront automatiquement récupérées dans une Google Sheets portant le même nom que le questionnaire.
Nb : ici dans le screenshot, la connexion est déjà établie. C’est pourquoi le bouton “Connect” n’apparaît plus en face de Google Sheets !
→ Make (ex-Integromat)
(i) Comme déclencheur (trigger), tu utilises la fonctionnalité “Watch Rows” dans l’application Google Sheets dans Make;
(ii) Dans mon scénario, il y a 3 ensembles de réponses possibles au questionnaire pour lesquelles le cabinet comptable (optimyzhr dans l’ex.) a prévu d’adresser un email automatique au client :
→ ensemble 1 : le client a prévu de verser la PPV en 2022 + souhaite des infos supplémentaires sur le dispositif + souhaite un accompagnement spécifique;
→ ensemble 2 : le client a prévu de verser la PPV en 2022 + souhaite des infos supplémentaires sur le dispositif et rien d’autre;
→ ensemble 3 : le client n’a pas prévu de verser la PPV en 2022 mais souhaite des infos supplémentaires sur le dispositif.
Dans ce contexte, on va utiliser un outil dans Make appelé “Router” car il y a pour chaque ensemble de réponses, 1 actions spécifique.
On va créer sur chacune des 3 branches menant à l’application GMail une condition reprenant les 3 situations précédentes.
NB : Pour les autres ensembles de réponse, aucun email ne sera adressé aux clients.
→ La Google Sheets
Pour faciliter le filtre qui va être effectué par le “Router” ci-dessus dans Make, j’ai prévu une fonction dans Google Sheets en colonne L ⬇️ (Synthèse).
4 codes sont possibles en fonction des réponses au questionnaire : AC ou AD ou BI et RAS.
Les 3 premiers codes (AC, AD, B1) vont servir au déclenchement des emails aux clients via Make.
Exemple : la branche supérieure va donner lieu au déclenchement d’un email si la colonne L de la Google Sheets contient le code AC.
Le même principe est appliqué pour les 2 autres branches avec les codes AD et B1.
→ Make (ex-Integromat)
Dernière étape : l’envoi des emails aux clients !
Le questionnaire récupère :
Le Nom de l’entreprise
Le Prénom|Nom du client
Son adresse email
Toutes ces infos se retrouvent automatiquement dans la Google Sheets.
Donc Make dispose de toutes les données pour envoyer un email personnalisé à chaque client.
Par ailleurs, j’ai créé un modèle d’email dans l’application Gmail de Make pour chacune des 3 options donnant lieu au déclenchement d’un message au client.
C’est pourquoi tu as les 3 messages types ci-dessous dans la vidéo que tu viens de visionner.
Tu remarqueras que cette automatisation va également te permettre de faire “d’une pierre 2 ou 3 coups” :
*Ex. renvoyer le client sur ton site web, ton blog, une Google Doc ou une page Notion où tu as créé une FAQ (Foire Aux Questions) sur la Prime de Partage de la Valeur;
*Ex. renvoyer le client vers ton calendly afin de simplifier le process de prise de RDV pour discuter de l’accompagnement souhaité par le client;
*Ex. faire d’autres types d’actions promotionnelles ou informatives comme joindre une PJ.
Tout cela se paramètre dans Make et l’automatisation se charge de router à chaque client le bon message que tu auras prévu en amont en fonction de sa réponse😜
Allez : c’est tout pour aujourd’hui !
J’espère que cela va t’aider à construire tes propres automatisations !?
D’ailleurs, je travaille actuellement sur un projet de formation en automatisation spécifiquement pour les Pros de la Paie/RH !💥💥
Si tu veux en savoir plus, je te propose de m’accorder 30 secondes de plus en répondant au questionnaire suivant : Questionnaire Tally
Sur ce : c’est tout pour aujourd’hui 🙃
Je te dis à bientôt pour le prochain numero vendredi prochain (si j’y arrive).
Mais en attendant, si tu penses que cette newsletter peut intéresser tes collègues, ton équipe, tes partenaires…
Je t’invite à leur partager ce numéro 👇
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Je poste regulièrement sur des sujets qui peuvent t’intéresser :
l’Apprentissage en paie et en général
le Mindset à avoir pour réussir en paie
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A bientôt.
Daniel
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