Service Paie : une fabrique de données
Mais la plupart de tes clients s'arrêtent au bulletin de paie - L'Essentiel à retenir #30
Hello,
Bienvenue si tu me lis pour la première fois !
Je m’appelle Daniel.
J’ai 48 ans, suis marié et 1 enfant (Diégo : 8 ans).
Je parle ici d’un sujet que je traite depuis 1998 (ça ne me rajeunit pas 😭) : la Paie
PS : je t’écris de l’île Maurice d’où je suis originaire et où je me suis ré-installé en 2010 après 20 ans en France 💓
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Sujet du jour :
Le Service Paie fabrique tous les mois des données qui sont malheureusement que trop peu exploitées par ses clients internes et externes.
L’objectif de cette newsletter aujourd’hui est de voir ensemble comment tu peux exploiter, très simplement, en y passant quasiment pas de temps, les données de paie que tu crées tous les mois pour en faire des outils digestes et utiles pour tes clients.
Encore une fois : pas de compétences en Code nécessaires.
*Il y a un peu d’apprentissage (quelques heures < 1 journée)
*Tu trouves tout le Savoir sur Internet (que des ressources gratuites comme Google, des tutoriels, des webinars)
*Il te faut simplement des idées (des indicateurs, des graphiques, des ratios) pour résoudre ce problème.
PS : si tu vas jusqu’à la fin du tutoriel, je t’ai même fait une petite démo en vidéo 📽️
La qualité n’est pas top mais j’espère que tu vas réussir à percevoir le potentiel de ce qui est possible d’automatiser et de créer en Paie grâce aux outils NoCode.
Je vais m’améliorer au fil des vidéos : promis 😥
Temps de lecture : 8 minutes
1 - Mon constat
Tu le sais déjà. Je ne t’apprends rien.
Tu reçois tous les mois (i) une multitude de données, (ii) sous divers supports, (iii) en provenance de différentes personnes pour accomplir ton travail.
Par ailleurs, le Législateur, les conventions collectives, les accords, les usages, le contrat de travail vont également produire un jeu de données que tu vas devoir utiliser dans le cadre de tes activités.
Et tout cela, va être “mixé, additionné, multiplié, ajusté, filtré et formaté” dans ton logiciel de paie afin de produire des bulletins de paie, des DSN, des OD de paie (écritures comptables), des reportings et des états divers.
Au final, 1 donnée entrante va permettre de produire une multitude d’informations :
Pour autant, ce n’est qu’une infime partie va être utilisée.
Cela va bien entendu dépendre du destinataire des données.
Ton DAF n’aura pas le même besoin, la même utilité des données que tu produis, que le/la DRH ou le/la Chef d’Entreprise. Et l’inverse est vrai.
Mais une chose est sûre : l’usage des données produites par un Service Paie est faible au regard de sa quantité.
Les destinataires n’exploitent pas nécessairement tout son potentiel.
Ils s’arrêtent bien souvent à la surface. Ils utilisent que ce qui est immédiatement exploitable, digeste, nécessaire à leurs propres activités.
Ile ne vont pas nécessairement plus loin que la surface pour en tirer des indicateurs, des outils décisionnels.
2 - Pourquoi Quantité produite > Exploitation des données ?
Il y a derrière ce constat, une multitude de raisons.
Mais je pense que le principal motif vient du fait que les données produites n’ont pas le bon packaging.
Autrement dit, la présentation que tu en fais ne facilite pas son exploitation.
Prenons l’exemple du Récapitulatif de Paie de @Silae.
Ce document est central pour toi, en tant que gestionnaire / responsable paie, pour contrôler la conformité des bulletins.
Tu y retrouves tous les éléments qui composent le salaire brut, les assiettes et taux de cotisations sociales (salariales comme patronales), les items de bas de bulletin de paie (exonérés), le Prélèvement A la Source (P.A.S.), le Net à payer…
Mais pas que !
Tu as aussi des informations sur le nombre de salariés qui composent ton effectif sur le mois, les heures travaillées sur le mois, le coût global du personnel…
Et si tu extrais cet état sur une période supérieure au mois, tu peux en tirer des tendances, une saisonnalité, des comparaisons, des ratios très utiles et nécessaires pour piloter un Service ou une Entreprise.
Mais tu seras certainement d’accord que le document n’est pas très digeste pour quelqu’un qui n’est pas de la Paie.
Il va pouvoir le lire ; mais l’information n’est pas présentée dans un format qui lui facilite la tâche, qui lui permette de voir tout son potentiel.
3 - Mais alors quelle(s) solution(s) ?
Ce n’est pas les solutions qui manquent.
Il y a les solutions logicielles, de BI (Business Intelligence), de Visualisation de données. Mais elles ne sont pas toujours accessibles pour une PME/TPE ; voire elles sont quelques fois même surdimensionnées.
Tu as aussi la solution manuelle qui consiste à créer, en utilisant Excel, des tableaux de bord Paie composés de graphiques et de ratios.
Mais l’exercice étant manuel, tu n’as pas toujours le temps de le faire “dans les temps”.
Et si tu travailles dans un cabinet comptable ou une agence de paie, tu as souvent du mal à trouver un modèle financier rentable à cet exercice : le client ne veut pas nécessairement payer pour cela et toi, tu n’es pas prêt à y passer du temps sans une contrepartie.
Comment faire alors ?
Faut-il laisser cette mine d’or inexploitée.
La réponse est bien entendu : Non !
Le NoCode est une solution pour un premier niveau d’exploitation.
Concrètement, tu vas pouvoir, à partir du Récapitulatif de Paie, demander à des solutions d’automatisation d’extraire pour toi les données nécessaires pour alimenter le tableau de bord que tu souhaites produire… jusqu’à l’envoyer à tes clients internes ou externes.
Le process peut ressembler à quelque chose de semblable à ce schéma ⬇️
Tes seules interventions manuelles vont se résumer à :
(i) Créer les modèles de tableaux de bord, d’indicateurs que tu souhaites envoyer à tes clients (tu les crées une seule fois et le reste sera pris en charge par les outils NoCode),
(ii) Editer sous format Excel ton récapitulatif de paie à partir de ton logiciel de paie (à faire une fois par mois par client), et
(iii) Copier ce même état dans une Google Sheet qu’on va appeler G1 (à faire une fois par mois par client).
Le reste c’est Parabola et Zapier qui sont 2 outils NoCode qui vont prendre en main les choses de façon automatique et sans intervention humaine :
(i) En fonction du déclenchement souhaité (ex. 1 fois par mois), Parabola va détecter le Récapitulatif de paie que tu as copié-collé dans la Google Sheet G1,
(ii) Parabola va en extraire que les informations nécessaires pour la mise à jour des visuels du Tableau de bord,
(iii) Parabola va envoyer les infos extraites dans une 2ème Google Sheet (qu’on va appeler G2 ) où figurent les visuels tu as créés,
(iv) Les visuels vont se mettre à jour dans cette 2ème Google Sheet G2 en se basant sur les infos renvoyées par Parabola à l’étape (iii),
(v) Zapier va détecter que Parabola a opéré des opérations dans la Google Sheet G2,
(vi) Zapier va alors mettre à jour les visuels dans la Google Slide. Ces visuels sont liés à ceux figurant dans la Google Sheet G2,
(vii) Zapier va transformer les visuels de la Google Slide en version pdf,
(viii) Zapier va envoyer le pdf par email au client (défini au préalable) avec le texte prévu à cet effet.
4 - Un exemple pour te mettre l’eau à la bouche ?
Je te vois venir : “c’est bien ce schéma Daniel mais je ne vois pas comment cela peut fonctionner dans la vraie vie !”
Tu commences à me connaître.
Je suis passé de la théorie à la pratique et j’ai bien entendu filmé tout cela pour te montrer à quoi cette automatisation peut ressembler.
J’insiste : t’as toujours pas besoin de compétences en code. On va utiliser que des outils NoCode.
Et ce que je vais te montrer dans cette vidéo, tu pourrais même le faire avec la version gratuite de ces outils (mais avec quelques limites pour les déclenchements automatiques sans intervention manuelle).
Donc au final, si tu veux t’y mettre, il te faudra simplement :
L’idée (quels indicateurs, quels graphiques…)
La volonté de consacrer quelques heures pour apprendre les outils
Coût = 0 € ou très peu cher ; au final que ton temps d’apprentissage = c’est un investissement, un actif
Et à partir de là, tu peux exploiter toute la donnée que tu produis pour tes clients.
Mais pas que !
Tu vas, chemin faisant, mettre en avant la valeur que tu produis 💥
Tu vas montrer à tes clients internes et externes, dans quelle mesure tu peux être un “partenaire de business” pour eux en produisant des infos qui leur sont utiles dans leurs propres activités au-delà des bulletins et de l’OD de paies.
Valeur perçue >= Valeur produite
Allez, place à la vidéo 📽️
Je vais te montrer un exemple ; mais bien etendu, il est possible d’aller plus loin en fonction de tes projets et des attentes de tes clients.
Lien vers la vidéo complète : vidéo
Recap Paie @Silae->GSheet->Parabola->GSheet->Zapier->GSlide-Email - Watch Video
5. Qu’en penses-tu ?
J’aimerais avoir ton avis sur ce numéro de ma newsletter !
Laisses-moi, si tu veux bien un commentaire pour me dire librement ce que tu en penses
Sur ce : c’est tout pour aujourd’hui 🙃
Je te dis à bientôt pour le prochain numero vendredi prochain (si j’y arrive).
Mais en attendant, si tu penses que cette newsletter peut intéresser tes collègues, ton équipe, tes partenaires…
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l’Apprentissage en paie et en général
le Mindset à avoir pour réussir en paie
Comment se lancer en tant que Freelance en paie ?
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A bientôt.
Daniel
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