🤕Une épine dans ton pied
💡 L'Essentiel à retenir #12 - Je t'explique les OD de paie !
La fameuse OD de paie 💥
Oui, je te parle bien de l’écriture comptable de la paie
Que tu dois préparer à la fin de chaque mois pour le Service de Comptabilité
Ce truc, auquel tu ne comprends pas grand chose, voire rien
Tu appuies sur un bouton en espérant que le résultat va convenir à ton DAF
Et en cas de problème, tu mets la faute sur le logiciel
Rassures-toi ! On va essayer aujourd’hui, pas à pas, de démythifier ce traitement
Je vais essayer de poser les fondamentaux en 10 points !
Allez Go ! C’est parti 👇
On va tout d’abord poser quelques bases à connaître avant d’aller plus loin : la comptabilité retrace les opérations courantes, financières et exceptionnelles que réalise une entreprise ; et avoir recours à du Personnel en fait partie !
Chaque opération, constatée en comptabilité, va donner lieu à une écriture au débit d’un compte comptable et au crédit d’un autre. C’est ce qu’on appelle le Principe de la Partie Double ! Quand j’achète une baguette à la boulangerie, je reçois le pain (flux 1) et en contrepartie je paie le boulanger (flux 2)
Les flux matérialisent à la fois une entrée et une sortie : flux 1 = la baguette que je reçois ( = une entrée) ; flux 2 = 0.90 euros que je reverse au boulanger ( = une sortie) Le flux 1 sera enregistré au debit du compte comptable et le flux 2 au crédit d’un autre compte
Le flux 1 correspond à une charge, une dépense, ma consommation de pain : il sera donc comptabilisé dans un compte de Charges ; à chaque achat, ce compte de Charges va augmenter ↗ en fonction de la valeur qui sera portée à son débit. Ce compte de Charges réduit mon budget, mes recettes….pour une entreprise, il va donc participer au calcul de son Résultat (bénéfices), de son Compte de Résultat (le fameux P&L)
Le flux 2 fait référence à une sortie d'argent : c’est la contrepartie de l’entrée, du pain que je reçois. A chaque sortie, mon patrimoine s'appauvrit, l’argent que j’ai sur mon compte bancaire diminue ↘. Pour une entreprise, c’est un compte de Bilan (le fameux Balance Sheet) qui matérialise ici les impacts sur son Patrimoine
Replaçons cela das le contexte de la paie : l'employeur fait appel à des salariés, elle va donc consommer leur force de travail ; il y a donc bien là un flux entrant, une charge, qui doit être portée dans un Compte (de Résultat) et bien au débit de ce compte qui va augmenter mensuellement au fur et à mesure que les salariés travailleront pour l’entreprise. Ce sera, suivant les normes comptables françaises, un compte de la Classe 6 et plus précisément un compte de la Classe 64 : Charges de Personnel
La valeur de la main d’oeuvre consommée par l'entreprise est évaluée au Salaire Brut à payer au personnel et aux Charges Patronales afférentes (Urssaf, retraite Complémentaire, Prév & Mutuelle, Taxes assises sur les salaires…)
Salaire Brut + Charges Patronales = Coût d’Achat de la Main d’Oeuvre
C’est pourquoi les éléments de rémunération (items bruts ou nets d'ailleurs comme une prime exonérée) seront comptabilisés au débit du compte de Charges et plus précisément d'une ou de plusieurs subdivisions du Compte 64 : 6411 Salaires et Appointements / 6412 Indemnité de CP / 6413 Primes et Gratifications / 645 Charges de Sécurité Sociale et de Prévoyance…etc
Cette main-d’oeuvre consommée par l'entreprise n’est pas gratuite 💥 L’employeur va devoir mettre la main à la poche ; mais avant de procéder au paiement, il est d’usage de constater la dette de l’entreprise vis à vis des personnes et organismes à qui elle doit payer le prix de sa consommation. La Charge ayant déjà été comptabilisée 👆, on va ici utiliser un compte de Bilan ; la dette va être constatée par le crédit de comptes spécifiques dits de Tiers
Les Tiers sont :
a- le Personnel à qui l'entreprise doit payer le Net à payer = Compte 421
b- les Organismes sociaux pour les cotisations salariales (celles retenues sur le Salaire Brut et qui expliquent que le salarié reçoit un Net < Brut) et les charges patronales ainsi que le Prélèvement A la Source = Comptes 437… & 4421…
c- l'Organisme émetteur des Titres Restaurant …etc
En résumé, on a déjà , sans s’en rendre compte, comptabilisé les principales opérations liées à une paie. Les paiements effectifs des dettes de l'entreprise (Net A Payer, Charges Sociales, P.A.S….) se déroulent en principe hors de ton périmètre et donc les écritures associées seront constatées dans un 2ème temps directement par le Service de Comptabilité
Reste le principe des Provisions : celle au titre des Congés Payés, du 13ème mois, des RTT…C'est ce qu’on appelle le Principe de Prudence
On va constater au cours de l'exercice en cours les dépenses futures, probables même si elles ne se sont pas encore réalisées. Les salariés acquièrent mensuellement des CP, des RTT, un droit au 13ème mois ; tant qu’ils ne les prennent pas (CP/RTT), tant qu'on n’est pas arrivé à la date de paiement (13ème mois), il s’agit de dépenses (charges) futures mais probables, nées au cours de l'exercie en cours, qui viendront à un moment (dans le futur) appauvrir l'entreprise en réduisant ses Résultats et son Patrimoine. Il faut en vertu de ce principe de Prudence, constater leur impact sur les Résultats et le Patrimoine de l’exercice comptable en cours pour ne pas repousser ce risque, né maintenant, sur les exercices suivants
On va donc débiter (= augmenter) un compte de Charges car c'est encore une fois un flux entrant dans l’entreprise qui consomme une force de travail (pour les CP = débit 6412…)
Et on va créditer (= augmenter) un compte de Tiers pour constater la Dette vis à vis des Salariés à qui l’entreprise devra à un moment donné payer les CP lors de leur prise ou en cas de STC (crédit 4282…) par exemple
Bon je sais que tu ne pourras avoir ton diplôme d’Expert-Comptable avec mes explications 😜
Mais j’espère avoir posé les premiers jalons qui te permettront d'aller plus loin dans la compréhension de la fameuse OD de paie 💡
Et enfin, tu pourras te sentir à l’aise sur le sujet et échanger plus librement/facilement avec tes collègues comptables
Allez, sur ce, c’est tout pour aujourd’hui ! RDV Vendredi prochain
Bonne lecture
Et si tu veux me contacter, c’est comme d’hab 👇