Avec ce guide, tu n'as plus d'excuse...
💡#43- A toi de voir: tu passes à l'action ou tu continues à te cacher derrière le client ?
J’en ai marre d’entendre la même rengaine:
Je sais ce que tu te dis:
“Daniel, c’est bien beau tous tes posts Linkedin sur la Performance insuffisante des Services Paie.
Mais sache que si on n’a pas gagné en productivité depuis qu’on utilise Silae dans notre boîte (notre cabinet comptable ou notre agence de paie), c’est tout simplement :
à cause de nos clients : ils ne veulent pas changer le format de la navette Excel
parceque nos clients pensent qu’ils vont faire une partie de notre job en saisissant les données directement dans le logiciel ; et par conséquent, soit ils refusent catégoriquement de le faire, soit ils nous réclament une diminution de nos tarifs
parceque le Chef de Mission ne veut pas qu’on change les process convenus depuis le début de la mission
parceque je n’ai tout simplement pas le temps”
Voilà ma réponse:
OK je sais ce que c’est d’être gestionnaire paie. Je l’ai été pendant 3 ans et je travaille dans le domaine de la Paie depuis 1998.
On n’avait pas les mêmes logiciels qu’aujourd’hui, ni la DSN. C’était la DADS papier format A3 avec calque et beaucoup de calculs et traitements manuels.
Aujourd’hui, fort heureusement, les choses ont changé 🥳
Et tu as à ta disposition des logiciels et d’autres moyens pour être plus productif.
Je vais arrêter le blabla ici ; et je te propose de passer à l’action avec un pas-à-pas
En effet, tu trouveras ci-dessous, un guide très simple et actionnable - que je mettrais en place dès aujourd’hui, si j’étais comme toi Gestionnaire Paie, pour :
arrêter de me trouver des excuses lorsque je dois justifier de ma faible productivité
reprendre la main sur mon temps
faire le vrai job de gestionnaire paie
Si après cela, les choses n’ont pas changé, tu auras au moins le mérite d’avoir essayé.
Et surtout :
tu auras appris tellement de choses ; c’est un investissement qui te servira par la suite
et tu sauras aussi qu’il est peut-être temps pour toi de changer de crèmerie.
Donc dans tous les cas, en passant à l’action aujourd’hui, c’est gagnant-gagnant pour toi !
Ce que tu vas apprendre en moins de 15 minutes dans ce numéro :
1 - le process optimisé pour proposer à tes clients de changer la navette Excel (ce qui va te faciliter l’intégration des données en paie) ?
2 - quoi répondre aux objections que tu pourrais recevoir lorsque tu proposes de revoir le process de communication des variables de paie ?
3 - quel reporting faire à ta Direction pour justifier les actions que tu as entreprises pour optimiser le process de collecte et d’intégration des données ?
C’est parti !
1 - Comment proposer à tes clients de changer la navette Excel ?
a - Définis le format de la nouvelle navette
Fais cet exercice pour chacun de tes clients. Peut-être que certains clients ont des navettes comparables ou similaires. Dans ce cas, ce sera plus simple, car tu pourras utiliser le même type de navette.
Quand tu construis les navettes, il y a plusieurs principes à retenir pour y arriver:
(1) L’expérience client : il faut que ce soit simple d’utilisation. Ne construis pas une usine à gaz, ton client ne l’utilisera pas !
(2) Fais une première version qui te permette déjà d’améliorer les choses. S’ils acceptent, tu pourras toujours la faire évoluer pour aller plus loin
(3) Dis-toi, en construisant la nouvelle navette, comment utiliser au maximum les fonctionnalités de ton logiciel de paie pour supprimer 90% voire 100% de la saisie.
Exemple: navette initiale
Un exemple de nouvelle navette à lui proposer :
A partir de ce nouveau format, tu as déjà plus de moyens pour te faciliter la tâche:
tu peux faire un copier-coller des données - en l’état, sans aucune transformation - dans le masque de saisie de Silae
ex. les NDF, les Primes, les Heures Supplémentaires
tu peux faire un import des autres données - ce qui suppose de mettre en forme la navette mais c’est très rapide (et surtout plus rapide et sûr que de saisir)
ex. pour les absences
💡 Si cela t’intéresse que je te partage comment je ferais pour importer les absences CP, Maladie, RTT que tu vois dans cet exemple, mets un commentaire dans mon post Linkedin et je t’envoie cela prochainement
💡💡Pour plus de détails sur les fonctionnalités de Silae qui vont te permettre de supprimer la saisie, je t’invite à consulter ce numéro de ma newsletter. Cela va te donner des idées:
b - Liste dans un fichier Excel ou une Google Sheets tous les clients de ton portefeuille en les regroupant en 3 catégories:
Facile
Moyen
Difficile
C’est un classement du plus simple au plus compliqué:
*Facile: tu sais que ce sera facile de les faire adopter la nouvelle navette de paie
*Difficile: c’est certainement les clients qui risquent de ne pas vouloir changer quelque soient tes arguments.
Pourquoi faire cette liste en 3 catégories ?
Si tu veux avancer et garder le rythme, c’est quand même mieux de démarrer par des succès (catégorie: Facile) avant de s’attaquer aux têtes brûlées 😁
c - Ouvre un compte Loom (version gratuite ici) : Start Recording For Free | Loom
Si tu ne sais pas comment l’utiliser → tutoriels
A quoi Loom va te servir ?
Tu vas enregistrer la présentation de ta nouvelle navette.
C’est pas toujours facile de caler un créneau avec tes clients pour le faire. Et en travaillant en asynchrone, tu peux avancer sur ce projet très tôt le matin, dès que tu as 5 minutes dans ta journée, après les heures de boulot ou le WE.
Loom te permet, dans sa version gratuite, de faire des vidéos de 5 minutes max.
Alors ici, il y a 2 options possibles:
(i) Soit tu enregistres une vidéo par client car tu veux personnaliser l’échange en montrant sa navette actuelle - avec des exemples de données réelles - ainsi que la navette cible.
Ce qui suppose alors que tu télécharges les vidéos au fur et à mesure sur ton laptop car la version gratuite de Loom te permet de stocker en ligne que 25 vidéos.
(ii) Soit tu enregistres des vidéos “modèles” que tu vas partager à des clients similaires.
Ca fonctionne bien pour des clients avec des navettes actuelles qui sont comparables voire similaires et pour lesquels tu proposes un même type de navette cible.
Dans ce cas, petit conseil: évite de faire la vidéo en citant le nom ou en diffusant les données d’un client en particulier. Anonymise au max ce que tu vas présenter dans la vidéo.
Les 2 solutions se valent. C’est à toi de juger en fonction de ta connaissance de ton portefeuille clients et du temps que tu peux consacrer à la création des vidéos.
d - Enregistre tes vidéos
Pour te guider, je te propose un exemple ici → Vidéo de présentation
C’est une vidéo de 1.55 minutes : donc faisable avec la version gratuite de Loom.
Je suis sûr que tu peux faire mieux que moi. Mais encore une fois, ça fait le job et c’est le plus important 😉
Ici j’ai opté pour une vidéo modèle : j’en fait une et je la diffuse à tous mes clients qui ont des navettes comparables voire similaires. J’optimise mon temps !
Conseil : écrit ton script (message) avant pour te faciliter la tâche lorsque tu enregistres la vidéo.
e - Prépare un template de mail d’envoi
Allez je t’ai même préparé un exemple pour te faciliter la vie ⬇️
Tu copies-colles ce message dans un mail à chacun de tes clients en changeant simplement le prénom et c’est parti !
💡Envoie lui en début de mois pour qu’il ait le temps de s’y faire
⚠️PS : n’oublies pas par contre
d’ajouter le lien URL de la vidéo Loom que tu as préparé juste avant - voir ⬆️
Pour ajouter le lien → le tutoriel Loom
et d’ajouter la nouvelle navette personnalisée que ton client va devoir utiliser.
💡Là par contre, il faut envoyer des navettes personnalisées avec les données réelles de chaque client (ex. matricule, nom prénom des salariés, les colonnes appropriées en fonction des variables utilisées dans chaque dossier…)
Texte du mail:
Bonjour {Prénom}
J’espère que vous allez bien ?
Nous avons amélioré la navette que vous utilisez tous les mois pour nous communiquer les infos paie.
Notre objectif est clair:
*vous faciliter la tâche tous les mois
*gagner du temps sur le traitement des infos pour améliorer le contrôle de vos paies et DSN
*avoir une marge de manoeuvre plus importante en cas d’imprévus (retard, calculs exceptionnels, nouveautés légales) tout en respectant les échéances habituelles.
C’est ce que cette nouvelle navette va permettre !
Je la joins à ce mail et j’ai même préparé une très courte vidéo (< 5 mins) de présentation : {lien URL de la vidéo Loom}
L’objectif: c’est de la mettre en place dès ce mois-ci 😉
J’ai déjà pré-rempli les données du personnel pour vous faire gagner du temps.
Je reste à votre disposition en cas de question.
A très bientôt
Daniel
f - Envoi un message vocal “modèle” à chaque client concerné
Une fois ton mail envoyé, tu envoies un message vocal à ton client.
Tu peux le faire le jour même ou le lendemain.
Exemple → Message Vocal
C’est loin d’être parfait. Je pense que tu peux largement faire mieux que moi ; mais encore une fois, ça fait le job 😁
Voilà le texte du message vocal:
Bonjour
J’espère que vous allez bien ?
Alors je vous ai envoyé un mail important hier ; et je veux simplement m’assurer que vous l’avez bien reçu ?
En 2 mots, dans ce mail, je vous décris les améliorations que nous avons apportées à la navette Excel que vous utilisez tous les mois pour nous communiquer les variables de paie.
Je pense vraiment que cette solution va vous être bénéfique.
C’est sûr: vous allez gagner en confort et en temps.
Et donc on va pouvoir améliorer in fine le service que nous vous proposons.
J’aimerais vraiment que nous testions ensemble cette solution dès ce mois-ci.
Donc si vous pouvez prendre connaissance de ce mail, ce serait vraiment génial.
Vous pouvez me contacter comme d’habitude si vous avez des questions.
Je vous dis à très bientôt
Au revoir !
A quoi cela va servir ce message vocal ?
Tu dois optimiser ton temps: j’ai donc réfléchi à un moyen pour te permettre d’aller vite, en asynchrone, tout en étant efficace et professionnel
Tu humanises et renforces ton message mail et vidéo à ton client
{Multiple Touchpoints} → s’il n’est pas souvent sur son mail, il va j’en suis sûr consulter son téléphone: Whatsapp ou Linkedin.
Lui envoyer un message vocal, c’est une façon d’éviter qu’il oublie ou ne passe à côté de ta demande par mail.
Comment le mettre en place ?
Tu te rends sur ce site (c’est gratuit) → Reverb
Tu as droit à 10 messages en ligne de 2 minutes max (c’est largement suffisant)
Tu t’assures d’activer ton micro (celui de ton laptop ou casque) et tu cliques sur le micro à l’écran et c’est parti
Si tu dois contacter plus de 10 clients, je t’encourage à faire des messages sans citer le prénom/nom du client ou de sa boîte
Cela te permet de faire 1 ou 2/3 messages types que tu peux envoyer à tout ton portefeuille sans avoir à personnaliser
Quand ton message est prêt, tu copies-colles le lien du message et tu le colles dans le Whatsapp ou la messagerie Linkedin de ton client
2 - Quoi répondre à leurs objections ?
Ici je pense surtout à 2 types d’objections :
(i) celles des clients lorsque tu leur donnes un accès en saisie au logiciel de paie
(ii) celle du Responsable de Mission (ou Manager ou Expert-Comptable) lorsque tu bosses dans un cabinet comptable
A / Les objections possibles du client
Il ne veut pas saisir dans le logiciel de paie.
Il estime que c’est ton boulot. Il te paie pour cela.
Si tu exiges qu’il fasse la saisie, dans ce cas il demande une réduction du prix du bulletin de paie.
Lorsque tu as ce type d’objection, je me dis 2 choses:
(1) que ton client ne mesure pas la valeur que tu produis mensuellement pour lui…
(2) …parceque tu n’as pas su valoriser ton travail auprès de ce client
Comment s’en sortir ?
Solution 1:
Tu mets en place un masque de saisie collective dans le logiciel de paie pour faciliter sa tâche (ex. PCCN01)
Tu fais une vidéo Loom où tu expliques comment l’utiliser
Tu mets en avant toutes les astuces qui vont lui faire gagner du temps
La faculté de copier-coller les données d’Excel vers Silae
Tu peux même créer des fonctions de calcul pour qu’il puisse importer certaines données
💡Si tu ne te rappelles plus de ces manip, va checker ce guide
Solution 2:
Si après tout cela, le client ne veut toujours pas changer d’avis, il ne te reste plus que 2 actions possibles:
C’est un client stratégique / important pour toi: tu fais l’effort financier
Par contre il passe à la saisie dans Silae
Tu paramètres correctement le cycle de paie
Tu t’assures que le fonctionnement est limpide pour lui
Tu lui indiques par écrit que tout retard ou erreur de saisie nécessitant une intervention de ta part donnera lieu à une facturation supplémentaire du bulletin de paie modifié (au prix unitaire habituel)
Ce n’est pas un client stratégique
⚠️ Risque de perdre ce client
Tu lui proposes 2 formules → fais un call avec lui pour lui expliquer tranquillement ta démarche
La saisie directe dans le logiciel: le prix du bulletin de paie ne change pas
Le prix du bulletin de paie est majoré s’il refuse car la saisie va alors t’incomber
S’il ne veut toujours pas la saisie directe, tu mets en place la navette de paie vue plus haut pour te faciliter la vie
Par contre, il doit absolument utiliser la nouvelle navette
B / Les objections possibles du Responsable de Mission (ou Manager ou Expert-Comptable)
Ca arrive souvent.
Je l’ai vécu.
Si je devais le revivrre, j’appliquerais cette recette:
1 - Je fais un mail à mon interlocuteur (Manager Comptable) où
je lui explique les raisons de cette démarche → gagner du temps dans l’intégration des data et du confort dans le contrôle
je lui indique le gain en termes de productivité → = temps estimé gagné par dossier * x dossiers de son portefeuille * 12 mois pour un chiffrage annuel en heures ou en jours plus impactant
je lui décris le process mis en place pour accompagner le client pas-à-pas dans ce changement (d’où l’intérêt d’avoir un process rodé où tu intègres de l’écrit, de l’audio mais aussi de la vidéo)
je lui donne un exemple concret pour l’un de ses clients : mails échangés, message vocal et vidéo de présentation
2 - Je lui demande de statuer
est-ce qu’il peut me soutenir dans cette démarche d’amélioration ?
ou faut-il laisser tomber ?
3 - Je conserve précieusement sa réponse que je partage à ma Direction dans mon reporting ⬇️
3 - Quel reporting faire à ta Direction ?
Pourquoi faire un reporting à sa Direction ?
2 cas de figure:
Cas 1 → le changement est demandé par ta Direction qui te supporte dans cette démarche. Elle veut donc savoir où tu en es
Cas 2 → via le reporting, tu viens mettre en avant le travail effectué volontairement (de ta propre initiative) et surtout demander du support à ta Direction
Comment faire ce reporting ?
Un simple tableau Excel suffit: de préférence un fichier partagé ou une Google Sheets. Ainsi ton interlocuteur peut y avoir accès à tout moment. Il verra une situation actualisée.
Fais simple. Ne construis pas une usine à gaz.
Fais d’une pierre, deux coups ; tu as besoin d’un tableau de suivi pour savoir où tu en es ? quel client tu as déjà contacté ? quel est le retour ?
Utilise le même tableau pour ton Reporting
Exemple: c’est un tableau de suivi avec 2 onglets
Onglet 1 → PROCESS : pour rappeler les différentes étapes de la campagne
Onglet 2 → SUIVI : c’est le suivi pour savoir où tu en es + ton reporting à ta Direction
💡Airtable se prêterait bien à cet exercice
Et si après tout cela, tu n’as pas le soutien attendu de ta Direction ?
Cela voudra dire quoi pour toi ?
→ c’est pas dans cette boîte que tu vas faire ton job de Gestionnaire de Paie
→ elle ne développe pas ton employabilité
→ si tu restes dans cette boîte, le jour où tu voudras changer d’employeur, ce sera plus difficile pour toi de trouver un autre job et tu auras beaucoup de mal pour t’adapter et être au rendez-vous des attentes de ton nouvel employeur
Que faut-il faire alors ?
→ change de boîte: c’est le bon moment
→ ou lance-toi en tant qu’indépendant si l’entrepreneuriat t’attire et que tu as un projet
Voilà. C’est tout pour aujourd’hui.
En attendant, si tu penses que cette newsletter peut intéresser tes collègues, ton équipe, tes partenaires, tu peux utiliser ce bouton pour leur partager ce numéro.
Tu peux aussi me suivre sur Linkedin.
Je poste quasiment tous les jours des idées, des astuces, des expériences qui vont t’aider
→ à être plus efficace dans ton job, ou
→ à gravir plus rapidement les échelons dans ta boîte, ou
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A bientôt.
Daniel