Comment dégager du temps pour faire tes Contrôles de Paie ?
💡#45- je te montre comment sortir d'une réflexion binaire et enlever le boulet au pied de 99% des gestionnaires paie
A la question “pourquoi tu n’arrives pas à contrôler correctement tes paies ?”
99% des Gestionnaires paie me répondent toujours la même chose:
“Je n’ai pas suffisamment de temps !”.
Tu te dis peut-être la même chose d’ailleurs !
En conséquence de quoi, tu vas adopter un comportement que je retrouve souvent sur Internet.
Tu vas te mettre en recherche, de trucs et astuces et de maquettes Excel, dans les forums, dans les Discord, sur LinkedIn, auprès de tes pairs, dans les formations… pour essayer de faire un maximum de contrôles dans le peu de temps que tu as à consacrer à cette activité.
Au final, tu essaies de compresser les contrôles de paie pour qu’ils s’adaptent à ta contrainte de temps.
Mais à aucun moment, tu te dis qu’il y a une autre façon de penser et d’agir.
C’est ce que je vais essayer de te démontrer ici.
Ma promesse → ce que tu vas gagner en lisant ce numéro:
A - tu vas comprendre qu’il existe des leviers pour dégager du temps pour tes opérations de contrôle
B - je vais bien entendu t’expliquer comment les actionner
C - mais je vais surtout t’expliquer comment créer un système pour continuellement générer du temps dans ton cycle de paie
Tu es prêt ?
🚀C’est parti !
A - A chacun sa solution
Il n’y a pas de solution miracle.
Mais rassures toi. Il y a plusieurs leviers et certains sont pour toi.
Que tu sois en cabinet, dans une agence de paie, en entreprise ou un gestionnaire paie indépendant, tu pourras les adapter à ton contexte et les tester.
Quelque soit ton logiciel de paie, le niveau de digitalisation et d’automatisation de ton cycle de paie, il y a toujours des leviers sur lesquels tu peux agir.
Quelque soit ton budget, il y a toujours des process et outils gratuits et de bon sens qui vont te permettre d’y arriver.
Donc, tu as compris: tu n’as plus d’excuse !
B - Quels sont les leviers ?
Ils sont au nombre de 5:
Gagner du temps sur la phase de capture et d’intégration des données de paie
Déléguer le contrôle de conformité
Décaler dans le temps certaines étapes du contrôle de paie
Bâtir du capital-confiance dans les process, les outils et les contributeurs au cycle de paie
Développer continuellement ses compétences
Améliorer le cadre et le rythme de travail
1 - Gagner du temps sur la capture et l’intégration des données
Comment gagner du temps sur la capture des données de paie ?
Pour cela, tu mets en place des process et des outils.
Certains demandent du budget, comme une G.T.A. ou un SIRH ; et fort heureusement, ils sont de plus en plus accessibles.
Et d’autres sont gratuits ou quasi gratuits ; il faut y consacrer un peu de temps pour la prise en main et la mise en place mais le ROI est juste énorme:
Excel, Google Sheets
Les formulaires comme Tally.so
Les outils No-Code comme Airtable, Notion, Zapier, Make
Les outils d’extraction de données à partir d’un email structuré
Chat GPT pour extraire des données structurées d’un email
Je t’ai regroupé dans Notion quelques exemples concrets → Gagner du temps sur la Capture
Je te vois venir: “Mais Daniel, on va perdre du temps - qu’on n’a déjà pas - à mettre en place ces outils et process”.
Faux ! Ce n’est pas une perte de temps.
C’est un investissement.
Tu vas apprendre tellement de choses ; et ce que tu produis 1 fois, tu vas pouvoir l’utiliser plusieurs fois par la suite.
T’es convaincu ?
OK je continue.
Tes données sont structurées, c-à-d qu’elles sont dorénavant disponibles sous un format qui facilite l’exploitation.
Tu vas donc pouvoir décupler le temps gagné précédemment.
Comment ?
En utilisant les moyens qui te permettent de supprimer la saisie de ton cycle de paie.
L’objectif de structurer les données qu’on t’envoie, c’est justement de pouvoir te faciliter la tâche lorsque tu dois les intégrer dans ton logiciel de paie.
Tu vas donc utiliser plusieurs fonctionnalités pour cela:
l’import
le copier-coller
le connecteur API
l’automatisation de certains calculs directement dans le logiciel de paie
Ne t’inquiète pas
Si tu ne sais pas comment t’y prendre pour utiliser l’import de données, le copier-coller à partir d’Excel ou l’automatisation de certains calculs dans SILAE, je t’ai répertorié ci-dessous quelques-uns des numéros de ma Newsletter où je te donne un Pas-à-Pas pour y arriver ⬇️
2 - Déléguer le contrôle de conformité
A qui ?
aux process et outils
et aux contributeurs du cycle de paie
a) Comment déléguer le contrôle de conformité aux process et outils ?
Je te livre ici quelques exemples simples à mettre en place et qui ne requièrent aucun investissement💲:
(i) tu exiges la fourniture de pièces justificatives lorsque, par ex., le Manager renseigne le formulaire online (ex. Tally.so) pour une embauche
→ sans pièces justificatives, le processus ne peut être terminé, le formulaire ne peut être envoyé car il attend un document (le champs est obligatoire)
(ii) tu utilises des outils comme Excel, GSheets, Tally.so, Airtable pour recueillir les données de paie, ce qui va te permettre de structurer / contrôler - le plus tôt possible dans le cycle - la saisie réalisée par le salarié ou son manager par exemple.
Tu vas ainsi pouvoir:
→ interdire certaines valeurs
→ donner le choix entre une liste de valeurs
→ obliger à respecter un format de saisie de données
→ insérer des messages d’alerte en cas de saisie non conforme
→ rappeler via des bulles informatives les données attendues, les limites, les règles
b) Comment déléguer le contrôle de conformité aux contributeurs du cycle de paie ?
Quand je parle de contributeurs, je fais ici référence aux Salariés, aux Managers (Responsables de Service) et aux Clients.
Pour leur déléguer ce contrôle, il existe un super levier: la formation !
Tu peux par ex. les former:
→ sur le principe de calcul des heures supplémentaires à la semaine civile
→ sur les limites d’exonération pour la prise en charge forfaitaire des frais professionnels
→ sur les points d’attention dans la gestion de la charge de travail des Forfait-Jour
→ et plus généralement sur le risque prud’homal et le risque Urssaf
Il faut aussi leur “pousser” de l’in-formation via par exemple une Foire Aux Questions (F.A.Q.) pour que l’info soit à leur disposition, quand ils en ont le plus besoin, où qu’ils soient et à partir de n’importe quel support.
Car au final, plus ils sont in-formés, mieux ils seront en mesure de s’auto-contrôler pour alimenter le Service Paie en données de qualité (exhaustives et conformes) et/ou l’interroger en cas de doute (anticipation).
Et toi à ton niveau, ce qu’ils font bien en amont du cycle de paie, ne requiert plus que tu y alloues du temps (que tu n’as pas) pour échanger, convaincre, investiguer et corriger.
3 - Décaler dans le temps certaines étapes du contrôle de paie
C’est l’un des leviers les moins connus et donc les moins appliqués par les Gestionnaires de Paie.
On pense que tous les contrôles doivent se faire une fois les bulletins de paie calculés.
Faux !
A aucun moment on se dit que certains contrôles peuvent être remontés dans le temps, dans le cycle de paie, en amont du calcul du bulletin.
En faisant cela, tu décongestionnes le cycle de paie et tu te libères du temps pour les contrôles qui ne peuvent être décalés.
Je vais te donner quelques ex. pour que ce soit plus parlant pour toi:
Tu peux contrôler en masse et en analytique (salarié par salarié) les primes, les congés, les absences que tu as importés, copiés-collés ou interfacés dans ton logiciel de paie via API, et ce sans attendre le calcul des bulletins de paie
Pour cela, à titre d’ex. dans Silae, une fois les données importées ou copiées-collées:
** Pour les EVP
→ tu vas faire un rapprochement en masse entre le total de tes primes sous Excel et le total de ta colonne Prime dans la fenêtre de Saisie collective des Eléments Variables du mois
→ tu peux même faire un contrôle analytique en téléchargeant sous Excel le tableau de Saisie collective des Eléments Variables du mois et utiliser la RechercheV pour un pointage exhaustif avec ton fichier source sous Excel
→ tu peux aussi faire les 2 précédents contrôles avec le tableau disponible dans la Validation (collective) des Eléments Variables
Si c’est conforme à ce stade, il n’y a aucune raison pour que ce soit le contraire une fois le bulletin de paie calculé.
** Pour les Absences
→ tu peux récupérer les absences qui vont passer en paie dans le tableau disponible dans la Validation (collective) des Eléments Variables pour les rapprocher de ton document source (ex. GTA) sans attendre le calcul de la paie
→ tu peux aussi, via la Saisie collective de l’Activité, récupérer sous Excel les Absences qui vont passer en paie via la fonctionnalité “Visualisation des Absences en cours de tous les salariés fin [mois en cours]” pour les rapprocher de ton document source (ex. GTA) sans attendre le calcul de la paie
Là aussi, si c’est conforme à ce stade, il n’y a aucune raison pour que ce soit le contraire une fois le bulletin de paie calculé.
4 - Bâtir du capital-confiance dans les 3 leviers décrits précédemment
Pourquoi créer de la confiance ?
C’est simple ; je t’explique.
Cela te sert à quoi de contrôler tous les mois ce qui fonctionne déjà bien tous les mois?
A pas grand chose à vrai dire:
*Tu perds du temps
*Tu n’alloues pas ce temps à des points qui méritent d’être contrôlés
Ok tu vois mieux où je veux en venir ?
Il faut pouvoir faire confiance à ce qui fonctionne bien.
Et pour cela, tu vas devoir bâtir du capital-confiance sur ce qui fonctionne et surtout l’entretenir dans le temps ?
Pour cela:
Tu programmes sur l’année des opérations de contrôle → il ne s’agit pas de contrôles mensuels et systématiques. C’est des contrôles périodiques, programmés sur l’année, qui vont porter sur des opérations qui fonctionnent habituellement
Tu fais des checks programmés sur des échantillons
Tu corriges - surtout en remontant à la source du problème - les anomalies relevées
Tu alternes tes contrôles programmés sur l’année en variant l’échantillon, les thèmes, les points techniques
Tu formes régulièrement les contributeurs: formation synchrone & asynchrone (vidéo, FAQ)
Tu améliores en continue tout le process
Et surtout tu formalises tes contrôles et les résultats pour en mesurer l’efficacité dans le temps
A ce stade, tu as déjà dégagé du temps (voire beaucoup) grâce à ces 4 premiers leviers:
Gagner du temps sur la phase de capture et d’intégration des données de paie
Déléguer le contrôle de conformité
Décaler dans le temps certaines étapes du contrôle de paie
Bâtir du capital-confiance dans les process, les outils et les contributeurs au cycle de paie
Tu peux donc en toute logique allouer le temps dégagé à tes opérations de contrôle 😉
Tu n’as plus d’excuse.
Mais, là encore, le système que tu as mis en place reste fragile à mon sens si tu ne vas pas plus loin dans la démarche.
Il suffit d’un grain de sable pour gripper le dispositif que tu as implémenté.
Ca peut être dû à des micros-évènements comme:
*un changement de logiciel
*un changement de législation
*un changement de process
C’est là que rentrent en jeu les 2 derniers ingrédients qui ont des super-pouvoirs à mon sens 🦸
Ces 2 leviers vont te permettre de soutenir dans le temps ton dispositif en créant un cercle vertueux.
5 - Développer continuellement ses compétences
On dit toujours que la paie évolue, tous les mois et (trop) vite.
Et partant de ce principe, les 4 leviers que tu as mis en place précédemment, et plus généralement ton dispositif de contrôle des paies, ne seront certainement pas adaptés ad vitam aeternam.
Il te faut donc les faire évoluer, les challenger, les entretenir, les changer au fil du temps.
Et pour y arriver, il va falloir que tu développes des compétences.
Tu vas devoir :
continuer à apprendre
rester en veille sur le Métier et la Tech
tester, tirer des enseignements et itérer
Il te faut continuer à évoluer personnellement pour que ton dispositif évolue lui aussi et reste adapté dans le temps.
Apprendre demande du temps, la mise en place de routines et donc du temps qui doit être sanctuarisé dans ton agenda.
Il va donc falloir que tu alloues une partie du temps gagné précédemment à de l’Apprentissage.
Ce n’est pas une perte de temps.
C’est plutôt un passage obligé si tu veux pouvoir soutenir un dispositif qui crée du temps en continue pour le contrôle de tes paies et t’aide à faire des contrôles efficaces.
Et je dirai même: en prenant soin de tes compétences, tu vas pouvoir réinjecter du temps dans tout le dispositif.
En effet, si tu montes en compétences, tu améliores en principe ton efficacité, que ce soit en technique de paie, en contrôle des paies ou dans l’utilisation des outils.
Imagine 2 secondes, si grâce au temps dégagé précédemment, tu peux enfin:
*te payer une formation pour améliorer ta maîtrise des techniques de paie, la compréhension de ton environnement conventionnel
*te payer une formation au Contrôle de la Paie
🔥Je travaille actuellement sur un projet de formation. Si cela t’intéresse, fais-moi signe
*te former à la rédaction de scripts dans Silae, à mieux maîtriser les fonctions dans Excel, à savoir utiliser les outils NoCode comme Airtable, Zapier et Notion.
Le ROI serait juste incroyable.
6 - Améliorer le cadre et le rythme de travail
C’est le point le plus sous-estimé à mon sens lorsque je discute avec les Chefs d’Entreprise, les Experts-Comptables, les DRH et Responsables Paie.
Une fois que tu as dégagé du temps en actionnant les 4 premiers leviers, bien souvent tu veux en faire plus (ou on te demande d’en faire plus).
Alors que la solution est peut-être d’en faire autant, dans de meilleures conditions.
Réduire l’amplitude des horaires de travail, réfléchir à la Semaine de 4 jours, sanctuariser du temps pour des activités de groupe, mettre en place le télétravail.
Ce n’est pas de la perte de temps.
C’est plutôt une façon de créer les conditions pour être plus efficace, plus engagé, plus responsable dans la durée.
Tu vas vouloir conserver ce cadre, ces conditions de travail.
Tu vas naturellement faire ce qu’il faut pour y arriver.
Donc c’est vertueux.
C’est une autre façon de réinjecter dans ton dispositif les gains de temps pour en créer plus.
Voilà. C’est tout pour aujourd’hui.
En attendant, si tu penses que cette newsletter peut intéresser tes collègues, ton équipe, tes partenaires, tu peux utiliser ce bouton pour leur partager ce numéro.
A bientôt.
Daniel
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