Prendre soin de ta denrée la plus rare⌚ via l'import de données Salariés ?
💡#42 - C'est possible !
Ce que tu vas apprendre en moins de 7 minutes dans ce numéro :
1 - comment disposer d’un fichier pour importer des données dans la Fiche Salarié de Silae ?
2 - comment mettre à jour les données de salariés existant via un import ?
3 - comment créer de nouveaux salariés par de l’import ?
4 - comment prendre soin de la denrée la plus rare d’un Pro de la Paie comme toi: ton temps ⌛?
C’est parti !
Temps d’apprentissage : < 7 minutes
Commençons par le commencement !
1 - Comment créer un fichier pour importer des données dans une Fiche Salarié de Silae ?
Rien de plus simple.
Comme l’indique la base de connaissances de Silae > Fiche “Importer des informations Salariés via le programme à la demande”, tu n’as qu’à suivre ce chemin:
a - Outils
b - Programme à la demande
c - Renseigne le nom du programme que tu souhaites activer. Ici c’est “importsalaries”
d - Lance dans le bandeau droit: “Créer un fichier modèle”
Un fichier Excel va s’ouvrir avec des entêtes de colonne dans la 1ère ligne du tableau.
Il s’agit des entêtes de colonne du fichier qu’il faut fournir à Silae afin que le logiciel puisse affecter les informations de ton client (ou RH) dans les bons champs de la Fiche Salarié.
Il faut donc conserver le nom de ces entêtes de colonne.
Si tu les modifies, l’import ne fonctionnera plus.
2 - Tu ne peux pas envoyer ce fichier en l’état à ton client / RH
Ce n’est pas pratique.
Les entêtes sont à l’horizontal.
Donc on comprend de suite que Silae attend les données de chaque salarié, à l’horizontal : 1 ligne par salarié.
Je vois mal ton client ou la RH renseigner le tableau ainsi, surtout s’il le fait manuellement.
C’est une autre histoire s’il est en mesure d’extraire les données d’un outil pour alimenter ce tableau.
Pour le rendre exploitable, tu vas devoir le mettre en forme grâce à 2 manips très simples: Copier (Ctrl+C) et Collage Spécial + Transpose.
Si tu fais cette opération, les entêtes de colonnes vont se retrouver à la verticale: c’est mieux non !?
Tu peux en profiter pour rajouter une colonne “Commentaires” par ex. pour:
expliciter certains termes car les entêtes ne sont pas toujours explicites
indiquer les champs obligatoires à ton client / RH (ex. salaire, établissement, numéro SS…)
prévoir la “validation de données” pour imposer une liste de données possibles à ton client / RH
donner des précisions à ton client / RH afin que les données qui te seront communiquées soient “clean”
3 - Quand tu reçois le fichier complété par ton client / RH, tu dois le re-mettre en page
Tu dois passer du tableau à gauche dans le screenshot ⬇️ à un tableau ayant la forme de la partie droite du screenshot.
Concrètemen, tu dois passer de la verticale à l’horizontal.
Pour cela, tu vas:
au préalable supprimer la colonne “Commentaires” → c’était que pour ton client / RH
et tu vas encore utiliser le Copier (Ctrl+C) et Collage Spécial + Transpose
Les entêtes et les données Salariés sont maintenant à l’horizontal.
Tu dois enregistrer ton fichier dans la version Excel 97 - 2003 (*.xls) afin que le Programme à la demande de Silae puisse le lire.
4 - A quoi va te servir l’import de ce fichier ?
Tu vas voir, cela va te changer la vie:
Tu n’as plus à mettre à jour, manuellement par saisie, les données de la Fiche Salarié de ton dossier de paie → tu vas dorénavant les importer
Tu n’as plus à créer, manuellement par saisie, les Fiches Salarié pour des nouveaux collaborateurs de ton dossier de paie → tu vas dorénavant les importer
Tu ne feras plus d’erreurs de saisie en mettant à jour ou en créant de nouvelles Fiches Salarié → tu vas dorénavant importer exactement les données communiquées par ton client / RH
Tu ne vas plus perdre ton temps et ton énergie à saisir des données de la Fiche Salarié → tu vas dorénavant les importer
Tu vas gagner du temps pour faire autre chose, des choses plus intéressantes !
Génial non !?
Pour réaliser l’import et profiter de tous ces avantages, tu vas reprendre le chemin précédent dans Silae :
a - Outils
b - Programme à la demande
c - Renseigne le nom du programme que tu souhaites activer. Ici c’est “importsalaries”
d - Renseigner maintenant la fenêtre à gauche de ton écran en suivant les indications ci-dessous de Silae
→ Coche “Mettre à jour les salariés existants seulement” si ton objectif c’est la mise à jour de Fiches Salarié pour des collaborateurs existant dans ta base
→ Décoche “Mettre à jour les salariés existants seulement” si ton objectif c’est la création de nouveaux salariés dans Silae
Tu n’as plus qu’à “Lancer” l’import.
Tu retournes sur ton Etat d’Avancement et en l’actualisant, les données importées sont prises en compte dans ta base.
Bravo, tu as gagné des heures voire des journées de travail.
Avec ce procédé, tu peux mettre à jour ou créer de nouveaux salariés dans Silae en moins d’une minute, qu’ils soient 10, 100 ou 1000.
5 - Bon, comme je veux te faire gagner un max de temps, je t’ai préparé une petite vidéo 😉
Tu vas voir en live les différentes manipulations décrites plus haut.
Ce sera encore plus simple et surtout plus parlant.
6 - Ma conclusion
J’aime travailler ; mais travailler intelligemment !
Je veux dans mon boulot pouvoir me concentrer sur l’essentiel et réussir ce qui est primordial pour moi.
Mais mon temps est compté ! comme le tien d’ailleurs !
Tout n’est pas facile ou agréable: c’est un fait !
Donc pour essayer d’atteindre mes objectifs, je dois donc trouver des solutions pour me faciliter la tâche et contourner ces trucs “chiants” ou difficiles.
Je dois aussi trouver des astuces pour que je prenne du plaisir à atteindre mes objectifs, pour que ce soit inconsciemment agréable pour moi de gérer - sur le parcours menant à ces buts - les trucs “chiants” et difficiles.
C’est ce que j’essaie de faire par exemple lorsque j’utilise Silae 😉.
Maintenant, on peut aller plus loin !
Si tu couples les astuces données dans ce numéro de ma newsletter avec celles du #40 ci-dessous, t’auras supprimé une grosse partie du temps que tu perds à saisir dans Silae.
→ clic sur l’image pour accéder au #40
Maintenant, si tu veux définitivement éliminer la saisie de ton vocabulaire, va falloir que je te parle de:
C’est une folie. Cette fonctionnalité te permet:
si tu la couples avec les astuces citées plus haut, de ne plus jamais (quasiment) saisir des données de paie dans Silae
de démarrer correctement un nouveau dossier dans Silae en cours d’année avec les bons cumuls depuis Janvier
de démarrer un nouveau dossier dans Silae en Janvier N par ex. et pouvoir gérer facilement
les absences traitées en décalage (ex. absences de Décembre N-1 traitées sur la paie de Janvier N)
sauf que pour les éléments de salaire, il n’y a pas de décalage (ex. pour calculer la déduction des absences de Décembre N-1, il faut prendre en compte les salaires et primes de Décembre N-1 dont Silae n’a pas en principe connaissance)
de supprimer la saisie de ton vocabulaire
de reprendre véritablement la main sur ton temps
de faire enfin ton job de Gestionnaire Paie
de faire ce job dans de meilleures conditions
de faire ce job dans des conditions qui te permettent de continuellement développer ton employabilité
bref, de t’éclater !
Mais ça sera pour une autre fois.
Allez, je file et à bientôt.
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→ à gravir plus rapidement les échelons dans ta boîte, ou
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A bientôt.
Daniel